Medewerkers van de gemeente Nunspeet wilden graag snel meerdere bestanden vanaf een lokale (netwerk)schijf kunnen toevoegen aan een bestaande of nieuwe zaak om volledige dossiers te krijgen. Er is een standaard mogelijkheid om dit via het zaaksysteem te doen, maar deze werkwijze was niet heel efficiënt en gebruiksvriendelijk. Jan Wijnne, applicatiebeheerder van het zaaksysteem CZA en het DMS iDocumenten, is op zoek gegaan naar andere mogelijkheden om dit te faciliteren voor de medewerkers. Samen met PinkRoccade en OPEN.satisfaction is gekeken naar een oplossing hiervoor. De keuze is gevallen op OPEN.opslaan, omdat deze applicatie het mogelijk maakt een of meerdere bestanden tegelijk aan een bestaande zaak of nieuwe zaak toe te voegen. Naast het toevoegen van het bestand kan metadata ook direct meegegeven worden op een zeer gebruiksvriendelijke manier. Tevens is het mogelijk om mappen te selecteren en alle bestanden die in de map staan aan een bestaande of nieuwe zaak te koppelen.
“Doordat het voor medewerkers met OPEN.opslaan heel eenvoudig is om bestanden van bijvoorbeeld een netwerkschijf te koppelen aan een zaak zijn dossiers vollediger geworden en worden de bestanden op de juiste manier gearchiveerd” aldus Jan Wijnne van de gemeente Nunspeet. “OPEN.opslaan is een zeer welkome aanvulling voor de medewerkers om het nog makkelijker te maken voor eindgebruikers om bestanden te kunnen koppelen”.