Het nieuwe werken zet door
We zien dat in de afgelopen jaren steeds meer organisaties de voordelen benutten van Het Nieuwe Werken. Informatie en tools moeten op elk moment en op elke locatie aanwezig zijn zodat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Hierdoor zijn de meeste ECM systemen tegenwoordig vanuit een browser te openen zonder dat er een installatie plaats hoeft te vinden op de computer. Dit zorgt er voor dat gebruikers onafhankelijk van een device kunnen werken. Daarnaast zijn er steeds meer Mobile Apps beschikbaar waardoor de content wordt gepresenteerd op een smartphone of tablet. Met deze toevoegingen op ECM-systemen kunnen gebruikers altijd en overal terecht bij hun benodigde informatie.
Samenwerking
We leven in een informatietijdperk, waarbij kennis het verschil is tussen succesvolle- en gemiddelde organisaties. Organisaties willen deze kennis hergebruiken en op een gemakkelijke manier delen binnen de organisatie. Deze kennis wordt digitaal veelal opgeslagen in content. Als deze content op een gemakkelijke en overzichtelijke manier terug te vinden is, bespaart dat organisaties veel geld. ECM systemen met samenwerkingsmogelijkheden, zoals Alfresco Share, zullen bij een groeiende groep bedrijven in gebruik genomen worden.
Verschuiving in content
Traditioneel wordt de meeste content opgeslagen in documentvorm. In 2014 zal deze manier van opslag nog steeds de overhand hebben, maar we zien dat bedrijven de trend volgen die consumenten al jaren geleden zijn ingeslagen. Er is namelijk een groeiend percentage content die opgeslagen wordt in andere vormen, zoals wiki’s, blogs, presentaties, audio- en video- en fotobestanden. Waarbij de opslagvorm ‘video’s en afbeeldingen’ een steeds belangrijker onderdeel wordt van onze content opslag.
“Een foto zegt meer dan 1000 woorden, een video zegt meer dan 1000 foto’s”
Duurzaamheid
Duurzaamheid is volgens velen een blijvende trend. De ontwikkeling die aansluit op de behoeften van heden zonder het vermogen om de toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen, wordt door de maatschappij steeds meer de standaard. De Nederlandse overheid stelt zelf duurzaamheideisen om te leveren aan de Overheid.
Uit onderzoek van AIIM & Coopers and Lybrand blijkt dat “een document gemiddeld 19 keer wordt gekopieerd”. Door middel van ECM wordt dit overbodig, een bestand wordt eenmalig digitaal opgeslagen en meervoudig gebruikt. Tevens worden bestaande documenten gedigitaliseerd door middel van grote migratieprojecten of simpelweg door de ingekomen post te scannen.
Integratie
Organisaties werken met verschillende procesapplicaties voor de verwerking van standaard processen. In de verschillende applicaties wordt gewerkt met bestanden en worden eventueel bestanden gecreëerd. Veelal bestaat er de behoefte om de bestanden te hergebruiken om dubbele opslag te voorkomen en te voorkomen dat er met de verkeerde versie wordt gewerkt. Hierdoor krijgen ECM-leveranciers steeds vaker de vraag voor koppelingen met andere systemen, waar de content centraal wordt opgeslagen. Documenten die worden geproduceerd in een bepaalde applicatie worden direct opgeslagen in een ECM systeem en content vanuit een ECM systeem kan direct getoond worden in een dergelijke applicatie.