Afgelopen maandag 14 november was het zover: de OPEN.archiefdag. In samenwerking met PinkRoccade mochten wij deze dag op een bijzondere locatie organiseren: het Nationaal Archief in Den Haag was podium voor meerdere sessies waarin onze klanten en belangstellenden mee konden denken over de doorontwikkeling van onze producten en de laatste updates rondom voorbereiding op de Wet open overheid (Woo) ontvingen.
Tijdens het ochtendprogramma hebben we met onze gebruikersgroep ons gericht op de laatste ontwikkelingen en aanstaande ontwikkelingen van onze DMS oplossingen iDocumenten en iArchief. De laatste ontwikkelingen welke gerealiseerd zijn in release 6.2 stonden hier centraal en met de gebruikergroep heeft Product Owner Elisabeth Vorhauer gezamenlijk de prioritering voor de aanstaande release 6.3 bepaald. In de resterende tijd van het ochtendprogramma bood het Nationaal Archief de tentoonstelling Opstand & Vrijheid aan. Deze tentoonstelling bood de aanwezigen een blik op de strijd om vrijheid en gelijkheid in Nederland en de voormalige koloniën, archiefstukken uit het verleden vormen hierin de rode draad en geven het belang van het duurzaam archiveren van informatie des ter meer aan.
Na het ochtendprogramma volgde de instroom van belangstellenden voor het middagprogramma en was er een gezamenlijke lunch waarin een ieder de gelegenheid voor een nadere kennismaking en -uitwisseling. Het middagprogramma ving hierna aan met Dion Thoen, Implementatieadviseur PLOOI, die namens KOOP ons de laatste stand van zaken deelde rondom de ontwikkeling van het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Hierna vervolgde Susanne Pieterse, Lead Developer Woo bij OPEN.satisfaction, met een demonstratie van onze DMS integratie met PLOOI welke zich eerder heeft bewezen als eerste leveranciersaansluiting met de Sandbox omgeving van PLOOI. In de doorontwikkeling van deze integratie staat cocreatie met onze gebruikersgroep centraal: de eerste klanten hebben zich aangemeld om deel te nemen in de koplopergroep waarin we de doorontwikkeling van deze integratie gezamenlijk zullen vormgeven. Met trots dragen wij deze cocreatie uit als één van de kernwaarden bij ontwikkeling van nieuwe producten.
Met de laatste ontwikkelingen rondom PLOOI achter ons volgde een inspirerende presentatie van Pauline Kiesow, Relatiebeheerder bij Nationaal Archief. Zij gaf hierin duiding aan de activiteiten die het Nationaal Archief uitvoert: zo stond men stil bij het feit dat het Nationaal Archief maar liefst 140 kilometer aan fysieke archieven huisvest en onderdak biedt aan het grootste fotoarchief van Europa. Ook de maatschappelijke inzet van Nationaal Archief werd belicht met de tentoonstellingen en educatieprogramma’s die aangeboden worden. Het laatste vormde tevens de brug naar de tweede tentoonstelling welke bezocht kon worden: Kòrsou-Curaçao biedt een unieke inkijk in een deel van de archiefstukken over Curaçao en combineert deze met verschillende visies op het eiland en mocht hiervoor in oktober nog koninklijk bezoek ontvangen.
Ralf Martens, Product Champ iOpenbaar bij PinkRoccade, nam ons vervolgens mee in het veilig beschikbaar kunnen stellen van documenten door deze kunnen anonimiseren conform de grondslagen vanuit de Woo. Het product is reeds als standalone oplossing beschikbaar en wordt ingezet bij meerdere gemeenten waarin significante tijdwinst is behaald met behulp van geautomatiseerde suggesties voor het anonimiseren van documenten die men eenvoudig in de interface kan bevestigen en verwerken. De oplossing werd positief ontvangen door de gebruikersgroep en een integratie met iArchief en iDocumenten is aanstaande zodat klanten in staat zullen zijn het proces bij een Woo-verzoek eenvoudig te kunnen afhandelen.
Het afsluitende woord was aan Erik Saaman, Adviseur en projectleider digitale archivering bij Nationaal Archief. Hij verzorgde een inspirerende blik op de toekomst met de presentatie ‘Archiveren by design’ waarin hij op ludieke wijze de verschuiving van de rol van de archiefbeheerder en archiefinstanties in deze tijd van digitalisering benadrukt.
De dag eindigde met een gezellige afsluitende borrel. Iedereen heeft hier na kunnen praten over de sessies en tentoonstellingen tijdens de OPEN.archiefdag. We kijken terug op een zeer geslaagde dag en willen graag iedereen die bij de voorbereiding betrokken was en aanwezig was bedanken. We kijken uit naar de volgende ontmoetingen tijdens de overleggen met onze koplopers. Mocht je interesse hebben deel te nemen neem gerust contact op.