Een eDepot is een voorziening voor het opslaan en beheren van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Binnen de overheidsmarkt in Nederland worden er vele terabytes aan data opgeslagen en gearchiveerd in Document Management Systemen (DMS’en). Deze data wordt gegenereerd tijdens het uitvoeren van de primaire processen van overheden. Eenmaal gearchiveerd in het DMS moeten bepaalde zaken en documenten langdurig, zo niet blijvend bewaard worden. Deze zaken, document en metadata zijn geschikt om (vroegtijdig) over te brengen naar een eDepot.

In het kader van de nieuwe archiefwet die 2021 zal ingaan zal de periode voor overbrengen teruggebracht worden van 20 naar 10 jaar. Daarnaast wordt er vanuit de overheid steeds meer gefocust op een open overheid. Informatie van overheden moet zoveel mogelijk beschikbaar gesteld worden aan de samenleving. Edepot’s kunnen hierbij een grote rol spelen.

Vraag direct vrijblijvend informatie of een offerte aan

Voordeel voor de (lokale) overheden om data (vroegtijdig) over te brengen naar een eDepot zijn:

  • Zorgdragerschap verplaatst naar eDepot.
  • Borging voor toegankelijkheid van documenten en metadata.
  • Minder ‘data last’ in het DMS/RMA.
  • Borging voor duurzaam toegankelijkheid.

OPEN.satisfaction heeft een koppeling ontwikkelt waarmee data en metadata uit het DMS overgehaald kan worden en aangeboden wordt aan een eDepot: OPEN.edepot. Met OPEN.edepot worden verschillende formaten ondersteund voor metadata zoals MDTO en ToPX. Voordat er een overdracht kan plaatsvinden moeten er verschillende stappen doorlopen worden met OPEN.edepot zoals hieronder weergegeven:

Eerst wordt de juiste data geselecteerd, vervolgens wordt deze opgehaald en worden de juiste zaken, documenten en metadata gedownload. Aansluitend vindt er een controle plaats op de data door een medewerker. Bij akkoord wordt er een transformatie gestart naar het gewenste formaat. Dit wordt in een SIP (Submission Information Package) gezet. Het SIP bestand kan overgedragen worden naar het eDepot. 

OPEN.satisfaction heeft OPEN.edepot succesvol getest met het Nationaal Archief. Dus wilt u ook aansluiten op het eDepot, neem dan contact op met sales@opensatisfaction.nl voor meer informatie.