Makkelijk en efficiënt bewaar- en vernietigingslijsten opstellen? OPEN.archief is de module om gesloten zaken te behandelen. Met één klik op de knop worden lijsten opgesteld en kunnen zaken worden vernietigd of overgebracht naar een e-Depot.
OPEN.archief bestaat uit drie onderdelen: dossier inventaris, bewaarlijst en vernietigingslijst. In deze module staan de gesloten zaken centraal. Zo kunnen er inventarislijsten, bewaarlijsten en vernietigingslijsten op basis van geselecteerde zoekfilters worden opgesteld en geëxporteerd naar CSV. Dit biedt de mogelijkheid om snel en gemakkelijk kwaliteitscontroles uit te voeren.
Naast het opstellen en exporteren van lijsten voor gesloten zaken, is OPEN.archief uiterst geschikt om gesloten zaken conform de Archiefwet:1995 en Archiefbesluit:1995 te vernietigen in het onderdeel ‘vernietigingslijst’. Er kan een vernietingslijst opgesteld worden welke door verschillende afdelingen goedgekeurd kan worden. Wanneer iedereen akkoord is kunnen de zaken vernietigd worden. Eenmaal vernietigd, zullen alle digitale sporen zijn gewist.
Zoals te zien in de afbeelding kan er een lijst gemaakt worden door een datumrange in te voeren en eventueel kan er op zaaktype(s) gefilterd worden.
Tot slot biedt OPEN.archief de mogelijkheid dossiers over te brengen naar een e-Depot op basis van een mapping naar ToPX en is de oplossing voorbereid om dossiers over te dragen op basis van een mapping naar ‘Metagegevens Duurzame Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) indien deze nieuwe norm vastgesteld wordt.
Alle voordelen op een rij:
- Overzichtelijke weergave van gesloten zaken;
- Eenvoudig bewaar- en vernietigingslijsten opstellen;
- Documenten zoeken en lijsten opstellen op basis van zoekfilters;
- Gemakkelijk kwaliteitscontroles uitvoeren;
- De opmaak van het CSV bestand naar eigen keuze;
- Eenvoudig en archiefwaardig vernietigen;
- Overdracht naar e-Depot.
