In release 6.2 van de OPEN.suite hebben we nieuwe functionaliteit ontwikkeld op basis van input van onze klanten. Één van de belangrijkste nieuwe functionaliteiten is ondersteuning voor procestermijn, waarbij de startdatum bewaartermijn afhankelijk wordt van de einddatum van gerelateerde zaken.
Zoals beschreven in selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 bestaat de levenscyclus van een zaakdossier uit een procesfase, procestermijn en bewaartermijn. De bewaartermijn zal getriggerd worden nadat een bedrijfsvoeringsbelang is vervallen.
In de praktijk komt het vaak voor dat er gerelateerde zaken en vervolgzaken zijn die de informatie binnen een zaakdossier actief gebruiken en/of raadplegen. Bijvoorbeeld omdat een persoon in dienstbetrekking is, een uitkering heeft of een vergunning nog gebruikt voor het doel waarvoor het is afgegeven.
Als de bewaartermijn direct start nadat een zaak is gesloten of na een vaste periode na het sluiten van een zaak kan het voorkomen dat informatie vernietigd is, terwijl andere processen van de organisatie hier nog gebruik van (moeten) maken.
De upgrade naar OPEN.suite 6.2 stelt de beheerder in staat relaties te leggen tussen zaaktypen en de trigger voor ingangsdatum archiefnominatie op basis van de einddatum van de laatste zaak in de reeks te configureren. Op deze manier wordt een situatie voorkomen waarbij informatie vroegtijdig ten onrechte vernietigd wordt of archiefbeheerders zelf handmatig de archiefnominaties dienen te corrigeren. Daarmee dragen we bij aan eenvoudiger archiefbeheer!
Mocht je nog meer informatie hierover willen ontvangen, dan kan je contact opnemen met jouw Accountmanager of Customer Success Manager.