Projectmatig werken vs Zaakgericht werken
Veel gemeenten/rijksoverheden worstelen met projectgericht werken versus zaakgericht werken. Een zaaksysteem voorziet logischerwijs uitstekend in zaakgericht werken, maar wanneer er projectmatig gewerkt wordt is dit lastig vorm te geven binnen het zaaksysteem. Een project heeft een grotere documentneerslag en geen vaste stappen zoals zaaktypen in een zaaksysteem wél hebben.
Daarom wordt er vaak de keuze gemaakt om een ander systeem aan te schaffen waarin projectmatig gewerkt kan worden. Alfresco Share is hiervan een heel goed voorbeeld. Binnen Alfresco Share worden veel mogelijkheden geboden om digitaal projectmatig werken te ondersteunen. Dit komt mede door:
• Alfresco app, waardoor content te ontsluiten is op tablet/smartphone
• Mogelijkheid om externen toegang te geven
• Ondersteuning voor workflows
• Gebruiksvriendelijke omgeving
• Met meerdere medewerkers in een document werken
• Versiebeheer
• Uitgebreide zoekfunctionaliteit
Duurzame toegankelijkheid van projectdocumentatie
Wanneer er projectmatig gewerkt wordt in Alfresco Share is er nog een belangrijk aspect wat gefaciliteerd moet worden door de organisatie, namelijk: archivering. Binnen een project zijn er veel documenten die niet archiefwaardig zijn. Echter, wanneer een project in een dermate volwassen fase komt kunnen er documenten in het project opgeslagen worden die relevant zijn voor het archief. Daarnaast kunnen er documenten binnen een project van belang zijn voor zaken binnen het zaaksysteem.
OPEN.satisfaction heeft hiervoor een oplossing beschikbaar: de koppeling van Alfresco Share naar zaakgericht werken.
Met deze koppeling kunnen een of meerdere documenten van Alfresco Share gekoppeld worden aan een zaak (inclusief metadata). Daarnaast is er ook de mogelijkheid om een zaak te creëren op basis van documenten binnen Alfresco Share. Deze koppeling werkt met onderstaande zaaksystemen:
• CZA
• iZaaksuite
• InProces
• Green Valley Zaaksysteem
• Atos E-suite
Door documenten aan een zaak toe te voegen worden de documenten meegenomen in het bestaande archiefregime wat voor zaken geldt. Op deze manier is de archivering van projectmatige documenten geborgd. Daarnaast vindt er signalering plaats in Alfresco Share, zodat een document niet meerdere malen gekoppeld wordt.
Voordelen van de koppeling zijn:
• Archivering van projectdocumenten is geborgd
• Project documenten kunnen worden voorzien van metadata in zaaksyteem/dms
• Signalering dat document is gekoppeld in Alfresco Share
• Een of meerdere documenten tegelijk een zaak koppelen
• Mogelijkheid om nieuwe zaak of aan bestaande zaak te koppelen
Mocht u meer informatie willen over deze koppeling of een demo op locatie? Neemt u dan contact op met Roy Strijker (roy.strijker@opensatisfaction.nl / 06 – 24 41 91 48).