Afgelopen maand hebben de drie Friese gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland de keuze gemaakt voor iDocumenten. Deze gemeenten, binnen het OWO samenwerkingsverband, hebben een duidelijk doel voor ogen qua samenwerking en het doorvoeren van zaakgericht werken en document management binnen de verschillende domeinen van de gemeentelijke organisaties.
Hoofdpijndossier
Binnen deze gemeenten werden tot op heden andere Document Management Systemen gebruikt. Koppelingen tussen deze partijen en de backoffice applicaties die binnen de verschillende domeinen in gebruik zijn waren al heel lang een hoofdpijndossier binnen OWO. Deze koppelingen zijn nog nergens bewezen. Het realiseren van de benodigde koppelvlakken bracht extra kosten met zich mee. Dit heeft ervoor gezorgd dat OWO zich het afgelopen jaar breder is gaan oriënteren om een oplossing te vinden.
iDocumenten, het DMS van PinkRoccade Local Government en OPEN.satisfaction, kwam hierbij al snel ter sprake als optie voor zaakgerichte opslag en archivering. iDocumenten koppelt daarbij naadloos met de Makelaarsuite voor de uitwisseling van zaakgegevens en documenten. Aangezien de backoffice applicaties binnen de overige domeinen al reeds gekoppeld zijn met Makelaarsuite is de stap om zaken en documenten uit te wisselen met het DMS en zakenmagazijn vrij gemakkelijk gezet.
Drie kritische gemeenten
OWO is binnen het selectieproces erg kritisch geweest over de benodigde functionaliteiten, certificeringen en 
gebruikersvriendelijkheid van de oplossing. Ze hebben immers te maken met drie verschillende gemeenten, die alle drie op andere niveaus van zaakgericht werken zitten, alle drie gewend zijn met verschillende DMS oplossingen te werken en ook nog eens andere backoffice applicaties gebruiken binnen de domeinen. Om hier invulling aan te geven zijn er verschillende sessies georganiseerd samen met de afdelingen DIV, dienstverlening en ICT van de drie gemeenten. Hierbij is duidelijk naar voren gekomen dat iDocumenten flinke voordelen biedt ten opzichte van de andere DMS leveranciers. Tegelijkertijd bleek dat alle eisen en wensen van de gemeenten ook door iDocumenten goed ingevuld kunnen worden
gebruikersvriendelijkheid van de oplossing. Ze hebben immers te maken met drie verschillende gemeenten, die alle drie op andere niveaus van zaakgericht werken zitten, alle drie gewend zijn met verschillende DMS oplossingen te werken en ook nog eens andere backoffice applicaties gebruiken binnen de domeinen. Om hier invulling aan te geven zijn er verschillende sessies georganiseerd samen met de afdelingen DIV, dienstverlening en ICT van de drie gemeenten. Hierbij is duidelijk naar voren gekomen dat iDocumenten flinke voordelen biedt ten opzichte van de andere DMS leveranciers. Tegelijkertijd bleek dat alle eisen en wensen van de gemeenten ook door iDocumenten goed ingevuld kunnen wordenToch gaf de live demo – op het hoofdkantoor van PinkRoccade Local Government in ’s-Hertogenbosch – pas echt de doorslag. De verschillende backoffice applicaties van verschillende domeinen passeerden de revue, net als een live migratie in het DMS. Per domein werden in de betreffende backoffice applicatie verschillende zaken afgehandeld en werd live gedemonstreerd dat de gegenereerde documenten naadloos zaakgericht werden opgeslagen in iDocumenten en de zaakgegevens perfect in het zakenmagazijn in Makelaarsuite terecht kwamen. Interessant hierbij was vooral dat het niet alleen om PinkRoccade backoffice applicaties ging. Ook de processen die in Squit XO zijn behandeld, werden op dezelfde manier verwerkt in het zakenmagazijn en iDocumenten.
Het eindresultaat: één gezamenlijke omgeving
De documenten en zaken in de huidige DMS omgevingen worden, met behoud van inhoud en metadata, gemigreerd naar iDocumenten. Op deze manier hoeft OWO straks nog maar in één omgeving te werken, ongeacht of het nu oude of nieuwe documenten en zaken betreft. Een ander bijkomend voordeel is dat het proces om gezamenlijk tot de keuze voor één DMS te komen deze drie gemeenten niet alleen qua techniek, maar vooral qua gevoel bij de werknemers nog dichter bij elkaar heeft gebracht.
Meer weten of interesse in een live demo van iDocumenten?
Neem contact op met Peter Molendijk