De Gemeente Druten heeft de ambitie om vanaf 1 januari 2014 haar producten en diensten zoveel mogelijk digitaal af te handelen. Om dat mogelijk te maken, gaat de Gelderse gemeente werken met het geïntegreerd documentmanagementsysteem (DMS) iDocumenten van PinkRoccade Local Government en OPEN.satisfaction. iDocumenten is een totaaloplossing gebaseerd op het Open Source Alfresco DMS/RMA en op de KING standaard voor Zaakgericht werken en documentmanagement. Recent is iDocumenten conform de eisen van NEN 2082 gecertificeerd.
Processen zo veel mogelijk digitaliseren
Druten kiest hiermee voor een oplossing die beter aansluit op Makelaarsuite en het zaaksysteem voor de afhandeling van generieke processen. Annemarie Walraven, Teamontwikkelaar Informatievoorziening in de gemeente Druten: ‘Dit geïntegreerde systeem hebben wij nodig om volledig digitaal te kunnen werken. Wij willen zo min mogelijk papieren post. Maar dan moet er wel een goede koppeling zijn tussen het zaaksysteem en iDocumenten en daarbij moet tevens gebruik worden gemaakt van authentieke basisregistraties. Ook onderstreept dit onze ambitie om Het Nieuwe Werken meer vorm te geven.
Co-creatie
De nieuwe werkwijze voor de gemeente Druten is helder. Als er bijvoorbeeld een aanvraag via post of elektronisch formulier binnenkomt bij de gemeente dan komt deze in het zaaksysteem terecht. De koppeling met het document management systeem maakt het mogelijk deze ‘zaak’ – conform ZTC 2.0 – te verrijken met alle benodigde gegevens en documenten om de aanvraag af te handelen. iDocumenten bevordert de samenwerking tussen verschillende afdelingen en medewerkers, doordat zij gemakkelijk samen aan documenten kunnen werken. Ook de oplossing zelf is in co-creatie ontstaan. Jurriaan Piek, directeur business unit Publiekszaken PinkRoccade Local Government: ‘We zijn hierin opgetrokken met de medewerkers van de gemeente. Zij zijn immers de mensen die het systeem gaan gebruiken.’
Samenwerking
Peter Molendijk, Managing Partner van OPEN.satisfaction, geeft aan dat de samenwerking tussen OPEN.satisfaction en PinkRoccade Local Government een grote meerwaarde biedt voor gemeenten. ‘De kennis van PinkRoccade Local Government op het gebied van Zaakgericht werken gecombineerd met de kennis van OPEN.satisfaction op het gebied van Enterprise Content Management en in het bijzonder Alfresco heeft ervoor gezorgd dat iDocumenten voldoet aan de standaarden in de markt en helemaal geïntegreerd is in de architectuur van PinkRoccade Local Government.’