Als startende onderneming pas je op met de uitgaven die je doet. Het aannemen van personeel, vooral in het beginstadium van de onderneming, kan daarin een heikel punt zijn. In de tijden dat het druk is wil je graag extra personeel, maar als er minder opdrachten zijn heb je voor een gezonde bedrijfsvoering minder fte nodig. Payroll biedt daarin de oplossing: in het kader van goed werkgeverschap kan je als startende onderneming flexibel omgaan met je medewerkersbestand. Tentoo is een bedrijf dat hierin is gespecialiseerd.
Van muzikanten naar ondernemers
In 1992 bedachten de oprichters, Bert Limmen en Richard Molenaar, van Tentoo de dienst payrolling. Zij waren werkzaam als muzikanten in de creatieve industrie en merkten op dat er problemen waren met facturatie en administratie. Freelancers wilden vaak wit werken, maar dit was in sommige branches praktisch onmogelijk. Daarnaast was het een enorme moeite om de juiste papieren te verkrijgen. Het idee payroll van Bert en Richard sloeg aan en was een oplossing voor veel Nederlandse freelancers. Tentoo is in de loop der jaren gegroeid en op dit moment biedt Tentoo een full service HR-dienstverlening aan ondernemers. Naast payroll regelen ze de administratie voor zzp’ers en vaste medewerkers en geven ze HR-advies aan ondernemers (HR-beleid, employee branding en werving en selectie).
Waarom een DMS?
Tentoo groeide in een korte periode erg snel, zowel op het gebied van dienstverlening als op het gebied van personeel. Deze groei had ook als gevolg dat er meer documentatie binnen het bedrijf ging circuleren. Documenten werden opgeslagen op een ‘X’ schijf en iedere afdeling had zijn eigen mapje met daarin documenten. Deze schijf werd beheerd door de Marketing & Communicatie-afdeling. Er werd opgemerkt dat bepaalde documenten werden gebruikt door verschillende afdelingen, hierdoor werd het steeds lastiger om versiebeheer bij te houden. Daarnaast kwam het voor dat personeel de documenten op hun bureaublad of persoonlijke schijf plaatste. Hierdoor was het niet meer duidelijk welke documenten er allemaal naar buiten werden gestuurd.
Tentoo ging opzoek naar een gecentraliseerde locatie waar eenvoudig gewerkt kon worden met versiebeheer en makkelijk mee gewerkt kon worden. Toen zij gingen kijken naar de mogelijkheden zagen zij dat er een partner in hun database zat, die expert bleek in zo’n oplossing, OPEN.satisfaction.
Van Klant naar Leverancier
OPEN.satisfaction heeft specialisten in huis die bij bedrijven langsgaan én/of op afstand de technische zaken regelen. De salarisadministratie van deze specialisten wordt via Tentoo verzorgd. Als start-up hield OPEN.satisfaction daarmee de vrijheid om de onderneming te laten groeien. De administratieve zaken werden daarmee uit handen genomen.
Naast klant is OPEN.satisfaction sinds twee jaar ook leverancier van Tentoo. Algemeen Directeur Paul den Ronden van Tentoo: “Wij zochten een partner en een onlinesysteem die ons konden helpen bij het optimaal beheren van onze kennisdocumenten. Bestanden die we eenvoudig kunnen beheren, intern en extern delen en snel kunnen opzoeken. Silvion en zijn team gaven ons daarin goed advies en begeleiding. Binnen planning en budget hebben we het systeem Alfresco naar eigen inzicht kunnen inrichten en gebruiken. Dat biedt ons de rust en het vertrouwen om onze up-to-date kennisdocumenten met elkaar én met onze klanten te delen.”
Kijk op www.tentoo.nl voor meer informatie.