Samenwerken met externen

De wereld wordt steeds kleiner, technologie brengt mensen dichter bij elkaar. Dit is een natuurlijke ontwikkeling van de samenleving, mensen hebben altijd de behoefte gehad om op een of andere manier verbonden te zijn met elkaar en nieuwe manieren te vinden om elkaar te helpen.

Voor organisaties is het niet anders, ook zij hebben een steeds grotere wens meer informatie uit te kunnen wisselen met externe partners. Er is in de zakelijke wereld een groeiende behoefte naar verbinding, het bundelen van organisatorische kennis en kracht om tot nieuwe kansen en mogelijkheden te komen.

Het zakelijke ecosysteem wordt digitaler. Computers, netwerken, digitale processen en bestanden zijn tegenwoordig ondenkbaar uit een moderne, 21e-eeuwse onderneming. In Nederland zien we dat de meeste overheidsinstellingen binnen hun eigen afdelingen vaak al uitstekend digitaal samenwerken met behulp van verschillende systemen en platformen. Dit wordt een stuk lastiger wanneer er gewerkt wordt met meerdere externe partners over complexe zaken.

Wanneer er bijvoorbeeld grote hoeveelheden informatie gedeeld worden is het een uitdaging om bij te houden wie waar toegang tot heeft, of men beschikt over de juiste versies, en om dubbele gegevens te vermijden. Bovendien kan de vertrouwelijkheid van de samenwerking niet zo makkelijk gegarandeerd worden.

Daarbovenop komt het feit dat er anno 2021 de Omgevingswet in werking treedt en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) beschikbaar wordt ter ondersteuning van de uitvoering van de Omgevingswet. Deze invoeringswet stelt eisen aan o.a. de informatievoorzieningen, gegevensstromen en kwaliteitseisen waar het DSO, en daarmee ook de gemeenten, aan moeten voldoen.

Effectief samenwerken in een keten heeft als resultaat dat deadlines vaker gehaald worden, betere resultaten behaald worden, en allerbelangrijkst dat de overheid één betrouwbaar antwoord kan geven vanuit een ‘single source of truth’.

Hoe werkt het?

Het Samenwerkportaal is gekoppeld met de Samenwerkvoorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet en wordt ontwikkeld om te voldoen aan de wettelijke eisen, maar zal gebruikt worden om ook samen te werken voor zaken en doeleinden buiten de omgevingswet om.

Op de achtergrond wordt het portaal voorzien van API’s om alle benodigde samenwerkfunctionaliteiten tussen ketenpartners en bestuursorganen zo effectief en efficiënt mogelijk te maken. Zo is er ondersteuning van de Samenwerkfunctionaliteit API van het DSO en voldoet het Samenwerkportaal aan de Nederlandse API strategie voor eenvoudige aansluiting en betere doorontwikkeling in de toekomst.

Het Samenwerkportaal biedt een draagvlak voor digitaal organisatieoverstijgend samenwerken voor gemeenten en andere overheidsinstanties. Door middel van het Samenwerkfunctionaliteit API kunnen vanuit het portaal samenwerkingen gestart en gesloten worden en kunnen betrokken partijen als leden worden toegevoegd of verwijderd. Dit kunnen andere organisaties zijn, gemeenten, provincies, maar ook burgers. De betrokkenen kunnen op de hoogte gehouden worden van de stand van zaken met notificaties en actieverzoeken.

Binnen de samenwerkdossiers worden bestanden beheerd en kunnen ze gedeeld worden met alle belanghebbende partijen. Aan deze bestanden kan ook een vertrouwelijkheidsniveau gebonden worden om zeker te zijn dat alleen de juiste mensen de informatie krijgen.

Wanneer een samenwerking als afgerond of afgelopen wordt beschouwd kan de bevoegde gebruiker deze in het Samenwerkportaal sluiten. Na het sluiten wordt de toegang tot de pagina voor betrokkenen automatisch ontzegd. Alle bestanden in de samenwerking worden door middel van een koppeling direct gearchiveerd in het interne zaaksysteem of DMS van de initiator van de samenwerking.

Hieronder een afbeelding van het Samenwerkportaal.

 

Technische aspecten

Het Samenwerkportaal is ontwikkeld als een webapplicatie die bereikbaar is vanaf alle veelgebruikte webbrowsers. Onder andere worden die nieuwste versies van Chrome, Firefox en Edge ondersteund.

Met het Samenwerkportaal wordt de veiligheid en vertrouwelijkheid van de informatie gewaarborgd. Per lid van de samenwerking kan een autorisatieniveau toegekend worden. Op deze manier kan men zekerstellen dat de juiste leden de juiste informatie krijgen, gegevens zijn alleen toegankelijk voor de partijen die bevoegd zijn.

Gebruikers van het Samenwerkportaal krijgen verschillende opties om op een veilige manier in te loggen. Er worden inlogkeuzes aangeboden zoals E-Herkenning, DigiD, en Idensys. Het veilig stellen van uw gevoelige informatie tegen buitenstaanders is van hoogst belang.

Op de achtergrond van het Samenwerkportaal draait een Alfresco DMS die verschillende functionaliteiten voor het systeem regelt zoals opslag van documenten en autorisatiebeheer.
Door deze backend is het mogelijk twee Alfresco omgevingen direct met elkaar te verbinden. Dat betekent dat als uw organisatie reeds gebruik maakt van een Alfresco DMS het mogelijk is een koppeling te maken tussen het Samenwerkportaal en uw interne DMS. Hiermee worden Samenwerkfunctionaliteiten direct in uw systeem toegankelijk gemaakt voor nog efficiëntere werkprocessen.

Deze koppeling maakt het ook mogelijk het archiveringsproces te vergemakkelijken. Alle documenten in een Samenwerkdossier kunnen bij sluiting van de samenwerking gemakkelijk in uw digitale archief geplaatst worden.

Doordat het Samenwerkportaal als ‘tussenpersoon’ tussen u en uw ketenpartners ligt wordt de veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid van uw interne systeem gewaarborgd.
Daarnaast maakt het Samenwerkportaal gebruik van open standaarden die het communicatieverkeer tussen ICT-systemen veiliger en flexibeler maakt.

De toekomst

Dit nieuwe innovatieve product stapt in op een kleine hoek van de markt, maar het heeft grote dromen. Het Samenwerkportaal heeft het potentieel uit te groeien tot een product die de gehele digitale informatieinfrastructuur van de Nederlandse overheid kan bevorderen.

Het hele land verbinden door robuuste en veilige connecties te maken tussen de verschillende overheidsorganisaties. Snellere doorlooptijden, effectievere afhandeling van zaken, en meer gemak voor de Nederlandse burger.

Voordelen van het Samenwerkportaal:

  • Veilig samenwerken met externen vanuit uw VTH applicatie of zaaksysteem.
  • Aansluiting DSO samenwerkomgeving geborgd.
  • Meerdere toegangsmogelijkheden ondersteund.
  • Documenten van de samenwerking eenvoudig archiveren in DMS na afronden samenwerking.
  • Gebruiksvriendelijke applicatie.

Wilt u ook samenwerken met externen, neem dan contact op met sales@opensatisfaction.nl voor meer informatie.