OPEN.pdf

Converteer documenten naar PDF/a

Eén van de modules van OPEN.satisfaction is de OPEN.pdf. Deze module zorgt ervoor dat, wanneer een zaak wordt afgesloten, de documenten in een zaak automatisch omgezet worden naar PDF/a. Het PDF/a bestand wordt als nieuwe versie geplaatst op het originele bestand zodat de documentidentificatie behouden blijft.

Om ervoor te zorgen dat de archiefwaardigheid verbeterd wordt, is het van belang dat bestanden na enkele jaren nog op dezelfde manier worden weergegeven. Met PDF/a zal dit gewaarborgd zijn. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld .doc/.xls extensies, deze kunnen na enkele jaren door een nieuwe versie van Microsoft Word/Excel anders worden weergegeven of in het ergste geval niet meer geopend worden.

Wanneer u ervoor kiest om alles archiefwaardig op te slaan, conform de archiefwet, dan is OPEN.pdf de module voor uw organisatie.

Met OPEN.pdf is er naast de geautomatiseerde optie ook de mogelijkheid om handmatig een PDF-a transformatie uit te voeren op een document.

Handmatig:

Bij de documentacties komt een knop “converteren naar PDF/a” beschikbaar. Zie afbeelding:

pdf1

De voordelen op een rij

    • Verbetering van de archiefwaardigheid DMS
    • PDF/a wordt als nieuwe versie van het bestand opgeslagen, hierdoor kunt u werken met hetzelfde documentidentificatie
    • Het originele bestand is nog terug te halen
    • Automatische transformatie naar PDF/a bij het afsluiten van een zaak
    • Flexibel door in te stellen voor welke extensies, documenttypen en zaaktypen dit geldt
Automatisch:

OPEN.pdf heeft tevens een integratie met de Zaaktype Catalogus (ZTC). Per zaaktype kan per specifieke documenttype en mimetypes worden ingesteld of betreffende documenten van dat type geconverteerd moeten naar PDF/a bij afsluiting van de zaak, waarbij het document als definitief staat aangemerkt. Zie afbeelding:

Afbeelding2