OPEN.opslaan

Makkelijk en snel archiveren vanaf de lokale (netwerk)schijf inclusief metadata

Met OPEN.opslaan wordt het mogelijk om vanaf de eigen werkplek of netwerkschijf één of meerdere bestanden toe te voegen aan een bestaande of nieuwe zaak. Hiermee kunnen alle voor de zaakafhandeling relevante documenten aan een zaak worden toegevoegd. Alle informatie wordt op de juiste plaats, in de zaak, opgeslagen in plaats van op netwerkwerkschijven of lokale mappen. Op deze manier is de archivering van deze informatie ook volledig geborgd.

In de dagelijkse praktijk komen bestanden  nog veelvuldig in mappen of op de lokale (netwerk)schijf te staan. Het één voor één slepen van een bestand naar de juiste zaak kost veel tijd, tijd die effectiever gebruikt kan worden. OPEN.opslaan zorgt ervoor dat deze tijd bespaard blijft, door meerdere bestanden eenvoudig aan een bestaande of nieuwe zaak toe te voegen.

Wanneer meerdere documenten geselecteerd zijn en hier vervolgens met de rechtermuisknop op geklikt wordt, komt de mogelijkheid ‘Verzenden naar Archief’ tevoorschijn.

Wanneer  gekozen is voor ‘Verzenden naar Archief’ komt een scherm tevoorschijn waar de metadata ingevuld kan worden.

OPEN.opslaan

Nadat de metadata ingevuld is, kunnen de bestanden gekoppeld worden aan de juiste zaak. Wanneer er een geldig zaaknummer is ingevuld komen de bestanden in het desbetreffende zaakdossier in Alfresco terecht. Als het zaaknummer ongeldig is, of als dit veld leeggelaten wordt, komen deze bestanden in de map ‘Postintake’ in Alfresco terecht.  Vanuit deze postintake map kunnen de bestanden via digitale postverwerking alsnog aan de juiste zaak gekoppeld worden.

De voordelen op een rij

  • Werkt met iDocumenten, InProces en Greenvalley Zaaksysteem;
  • Documenten kunnen direct naar een zaak doorgezet worden met een simpele rechtermuis klik vanuit Windows verkenner;
  • Een of meerdere documenten (inclusief metadata)tegelijkertijd archiveren;
  • Alle extensies/mimetypes worden ondersteund;
  • Tekst kopiëren vanuit de previewer;
  • Zeer gebruiksvriendelijk.