Nieuws (page 3)

Slim scannen bij WerkSaam Westfriesland

WerkSaam Westfriesland (samenwerkingsverband van 7 Westfriese gemeenten werksaamvoor het uitvoeren van de participatiewet) heeft met de hulp van OPEN.satisfaction binnen twee maanden ‘Slim scannen’ ingevoerd. Bij dit project is gebruik gemaakt van Kofax Transformation Modules (KTM) voor het slim herkennen van poststukken die gedigitaliseerd worden.

WerkSaam Westfriesland maakte al gebruik van Kofax Capture, dat werd ingezet om poststukken te digitaliseren en door te voeren naar OPEN.post (postmanagement oplossing). Met KTM kan nu ook slim gescand worden naar OPEN.post. Hierbij worden velden zoals: zaakidentificatie, BSN en adresgegevens van de afzender automatisch herkend. Het resultaat: aanzienlijk minder typewerk voor de medewerker van de DIV-afdeling en een flinke kostenbesparing door het efficiëntere proces. “Na de eerste fase wordt al 85% van de metadata op een document herkend en dit scheelt enorm in DIV werkzaamheden”, aldus Marjolijn Dölle (Directeur WerkSaam Westfriesland). “Hierdoor heeft de DIV afdeling meer tijd om te controleren en monitoren in plaats van registreren”.

Nu de eerste fase van het inrichten van slim scannen is afgerond, is direct de tweede fase gestart. In de tweede fase zullen de applicaties: Exact (Boekhoudpakket) en Compass (HRM systeem) gekoppeld worden aan Kofax. Ook bij de koppeling naar deze applicaties zal gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden die KTM biedt op het gebied van Slim scannen. WerkSaam Westfriesland is daarmee een prachtig voorbeeld van wat er allemaal mogelijk is met Kofax Capture en KTM.

Wilt u ook slim scannen toepassen in uw organisatie? Neem dan contact op met sales@opensatisfaction.nl of bel met Roy Strijker op het nummer 06 244 191 48. Wij helpen u graag om uw organisatie nog efficiënter te maken met Slim scannen.

OPEN.satisfaction ondertekent manifest open standaarden op ECP-jaarcongres

Open standaarden bevorderen de digitale uitwisseling van informatie, de zogenoemde interoperabiliteit. Logo-FS-3

Toepassing van open standaarden vereenvoudigt de communicatie tussen (semi-)overheden onderling en tussen overheid, bedrijven en burgers. Ook vergroot het gebruik van open standaarden de onafhankelijkheid van softwareleveranciers (vendor lock-in).

De door ons gehanteerde open standaarden zijn van toepassing binnen de overheidswereld en daarbuiten. Ze hebben betrekking op de koppelvlakken tussen applicaties, gegevensuitwisseling binnen informatieketens, de samenwerking tussen organisaties en omringende diensten, systemen en netwerken. Het is daarmee voor u mogelijk om enerzijds onze producten te gebruiken met andere applicaties en anderzijds te gebruiken op meerdere hardware platforms, besturingssystemen en internet browsers.

Door middel van open standaarden, zoals CMIS, StUF, NEN2082, DoD 5015.2-STD:2007, XML, PDF/A-1 en Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie wordt interoperabiliteit van onze producten gewaarborgd en is hergebruik van data verzekerd. U vindt deze standaarden op de “pas toe of leg uit”-lijst, welke wij gebruiken bij onze ontwerpen. Hierom zijn wij ondertekenaar van het Leveranciersmanifest Open Standaarden.

ondertekening manifest open standaarden
(Foto: Paul Ridderhof)

Naast OPEN.satisfaction zijn ook onderstaande leveranciers op het ECP-jaarcongres van 16 november jl., die toegevoegd aan de lijst van ondertekenaars die open standaarden uitdragen in hun dienstverlening.

Meer informatie op: https://www.forumstandaardisatie.nl/thema/open-standaarden-voor-leveranciers

Westerkwartiergemeenten hebben zaken snel op orde

De Westerkwartiergemeenten zijn eind juli live gegaan met het zaaksysteem iZaaksuite met daaraan gekoppeld iDocumenten (documentmanagementsysteem). Hiermee realiseren de gemeenten Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn binnen 6 maanden de ambitie om zaakgericht werken gemeentebreed in te voeren. Dit leidt tot een eenvoudige en voorspelbare dienstverlening voor en door burgers en bedrijven.

Tijdsbesparing dankzij integraal klantbeeld

De gemeenten maken daarbij zelf de keuze welke processen worden afgehandeld in het zaaksysteem en welke processen worden afgehandeld in de bestaande, specialistische backofficeapplicaties. Zo handelen de burgerzakenmedewerker verhuizingen bijvoorbeeld af in iBurgerzaken. De documenten die gerelateerd zijn aan de verhuizingszaak worden op termijn opgeslagen in iDocumenten en de zaakgegevens in het zakenmagazijn. De opslag, en daarmee ook de archivering, wordt dan automatisch verzorgt op de achtergrond. De burgerzakenmedewerker voert daarvoor zelf geen extra handelingen uit. Hiermee wordt tijd bespaard en tegelijkertijd wordt een totaal klantbeeld opgebouwd, voor bijvoorbeeld de KCC medewerkers.

Jan Deelstra, Informatiemanager Westerkwartiergemeenten: “We hebben nu de basis staan qua zaaksysteem om daarmee onze processen zaakgericht en digitaal te gaan ondersteunen. Het voordeel van iZaaksuite is dat de koppelingen naar bijvoorbeeld iBurgerzaken passen bij onze ambitie om alle zaak- en documentinformatie ook van de domeinapplicaties centraal op te slaan, zodat onze organisatie een totaal klantbeeld opbouwt. Hiermee zijn wij in staat om onze dienstverlening richting de burger en bedrijven verder uit te breiden.”

Eenvoudige en voorspelbare dienstverlening

De gemeenten digitaliseren andere processen daarnaast, nu al, op een eenvoudige en uniforme manier: Ze gebruiken iDocumenten voor het inboeken en afhandelen van poststukken. OPEN.email om vanuit Microsoft Outlook een zaak aan te maken op basis van een e-mail (inclusief bijlagen). En de medewerkers raadplegen deze documenten vervolgens in iZaaksuite.

“Met de keuze voor iZaaksuite en iDocumenten zijn wij in staat om onze dienstverlening, nog voor de fusie, te harmoniseren, zodat inwoners en bedrijven op een eenduidige en voorspelbare dienstverlening kunnen rekenen.”

In half jaar zaakgericht werken ingevoerdlivegang we

Volgens deelprojectleider Roy Strijker, vanuit OPEN.satisfaction verantwoordelijk voor de implementatie en integratie van iDocumenten, is dit een zeer succesvol project. “Doordat de bestaande koppeling tussen iDocumenten en iZaaksuite zich al meerdere malen bewezen heeft, kon deze snel geïmplementeerd worden.” Eind 2016 maakten de Westerkwartiergemeenten de keuze en nog geen 6 maanden later draaien beide applicaties al.

“Net als bij de implementatie van iBurgerzaken eind vorig jaar, wisten ook nu de gemeenten zich zeer snel aan te passen aan de nieuwe situatie. Dat de medewerkers zich de software zo snel eigen maken is daarbij een bewijs van de gebruiksvriendelijkheid van de producten.”, vult Marc Schilleman, projectleider bij PinkRoccade Publiekszaken aan.

OPEN.satisfaction is ook dit jaar sponsor van BeeCon!

Na het klinkend succes van de vorige editie, organiseert Order Of The Bee dit jaar vanbeecon 2017 25 t/m 28 april BeeCon in Zaragoza, Spanje. BeeCon is het grootste wereldwijde Alfresco evenement waar ontwikkelaars, informatie-professionals, studenten en Alfresco-medewerkers kennis van Alfresco delen met de Alfresco Community. Deze kennisdeling vindt plaats in de vorm van Key-notes sessies, break-out-sessies en hackathons. Daarnaast is er natuurlijk genoeg ruimte om de prangende Alfresco issue te bespreken met andere Alfresco experts.

Wij zijn ook dit jaar de trotse sponsor van dit evenement en onze experts verwelkomen jullie graag tijdens BeeCon 2017.

Meer informatie over BeeCon kunt u vinden op: http://beecon.buzz

Succesvolle implementatie iDocumenten bij gemeente Nunspeet

OPEN.satisfaction heeft op vrijdag 20 januari samen met PinkRoccade weer een succesvolle implementatie van iDocumenten afgesloten.

In 2015 besloot de gemeente Nunspeet om een efficiëntere bedrijfsvoering door te voeren in de vorm van zaakgericht werken. Aangezien er veel taakspecifieke applicaties zijn aangesloten op de Makelaarsuite van PinkRoccade was de keuze voor iDocumenten als DMS een logische.
De gemeente Nunspeet heeft ervoor gekozen om CZA, iBurgerzaken en SquitXO (van Roxit) aan te sluiten op iDocumenten. Dit houdt in dat er 1 centraal opslagpunt is voor zaken voor al deze applicaties.
De gemeente heeft er ook voor gekozen om OPEN.email te gebruiken, hiermee kunnen e-mails (en bijlagen) gemakkelijk worden toegevoegd aan een bestaande zaak of een nieuwe zaak initiëren.

Naast de implementatie van iDocumenten en de koppelingen naar taakspecifieke applicaties moest er ook 600GB aan content gemigreerd worden van het oude DMS Corsa naar iDocumenten. Na een migratieanalyse resulteerde dit in twee deelprojecten: migratie Squit XO en migratie overige.

“In totaal zijn alle 6.000 zaken en 44.000 documenten in 1 weekend gemigreerd van Corsa naar iDocumenten. Het mooie van deze migratie was dat medewerkers die werken in Squit XO na het weekend van de migratie verder konden en het voor hen leek of er niets was aangepast. Achter de schermen was alle content echter omgezet van Corsa naar iDocumenten.” aldus projectleider Roy Strijker.
Daarnaast is alle overige content uit Corsa ook gemigreerd naar iDocumenten. Dit waren in totaal zo’n 30.000 dossiers en 200.000 documenten.

Zoals te zien op de foto was het tijd voor champagne om dit gezamenlijke succes van de gemeente Nunspeet, PinkRoccade en OPEN.satisfaction te vieren.

Nunspeet