Nieuws

De overstap naar digitaal paraferen bij Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Ministerie_van_Infrastructuur_en_Waterstaat_Logo

Eindeloos documenten printen, collega’s zoeken en hetzelfde document met één extra paraaf weer inscannen was iets wat het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat achter zich wilde laten. Ondanks dat veel andere ministeries nog op papier werkten, wilden zij het parafeerproces volledig digitaal maken. Naast de winst voor het milieu waren de directe baten ook duidelijk: een behoorlijke tijdsbesparing, minder printerbezetting, een digitale audit trail en altijd zekerheid over bij wie een document ligt en wat nu de meest actuele versie ervan is.

OPEN.satisfaction heeft het Ministerie van IenW al eerder geholpen met haar digitalisering en heeft kennis van de organisatie en informatiehuishouding. Daarom is er ook bij dit project bij OPEN.satisfaction aangeklopt om mee te helpen om digitaal paraferen in te richten en in te voeren. Vanaf maart 2016 werd Leon Dries, informatieconsultant bij OPEN.satisfaction, bij het projectteam betrokken om mee te sparren over de inrichting en om de implementatie uit te voeren.

Het projectteam is direct aan tafel gaan zitten met betrokken medewerkers om de huidige documentstromen in kaart te brengen. Met behulp van de participatiestrategie en uitgaand van de huidige documentstromen zijn digitale parafeerlijnen ingericht in het documentbeheersysteem van het ministerie. Vervolgens zijn alle medewerkers getraind in het digitaal paraferen. ‘’Tijdens deze training is met aandacht voor individuele behoeften een opleiding in het algemene gebruik van het systeem gegeven, aangezien daar nog veel winst te behalen viel’’ aldus Leon Dries. “Daarnaast is voor de managers ook een parafeerapp ontwikkeld, om extra mobiel te kunnen paraferen en annoteren.”

Het resultaat van het digitaal paraferen en het proces wat doorlopen is stemt Lysette Fokké, Programmamanager eParaferen van Ministerie van IenW, tevreden. ‘’De implementatiemedewerker die OPEN.satisfaction leverde, was analytisch, consciëntieus en dienstverlenend. Hij was in staat om moeilijke, technische verhalen simpel uit te leggen. Klanten en projectleden liepen met hem weg en mede door zijn bijdrage is het project een succes geworden. Ik beveel hem en daarmee OPEN.satisfaction zeker aan’’ aldus Lysette Fokké.

Sinds de succesvolle release kunnen de beleidsdirecties volledig digitaal hun documenten laten paraferen en wordt de ondersteuning uitgevoerd door de eigen collega’s. Het flexwerken heeft hiermee ook een boost gekregen, nu men elkaar en elkaars documenten niet meer fysiek hoeft te zoeken voor een paraaf.

Volledige dossiers bij gemeente Nunspeet met behulp van OPEN.opslaan

Medewerkers van de gemeente Nunspeet wilden graag snel meerdere bestanden vanaf een lokale (netwerk)schijf kunnen toevoegen aan een bestaande of nieuwe zaak om volledige dossiers te krijgen. Er is een standaard mogelijkheid om dit via het zaaksysteem te doen, maar deze werkwijze was niet heel efficiënt en gebruiksvriendelijk. Jan Wijnne, applicatiebeheerder van het zaaksysteem CZA en het DMS iDocumenten, is op zoek gegaan naar andere mogelijkheden om dit te faciliteren voor de medewerkers. Samen met PinkRoccade en OPEN.satisfaction is gekeken naar een oplossing hiervoor. De keuze is gevallen op OPEN.opslaan, omdat deze applicatie het mogelijk maakt een of meerdere bestanden tegelijk aan een bestaande zaak of nieuwe zaak toe te voegen. Naast het toevoegen van het bestand kan metadata ook direct meegegeven worden op een zeer gebruiksvriendelijke manier. Tevens is het mogelijk om mappen te selecteren en alle bestanden die in de map staan aan een bestaande of nieuwe zaak te koppelen.

OPEN.opslaan“Doordat het voor medewerkers met OPEN.opslaan heel eenvoudig is om bestanden van bijvoorbeeld een netwerkschijf te koppelen aan een zaak zijn dossiers vollediger geworden en worden de bestanden op de juiste manier gearchiveerd” aldus Jan Wijnne van de gemeente Nunspeet. “OPEN.opslaan is een zeer welkome aanvulling voor de medewerkers om het nog makkelijker te maken voor eindgebruikers om bestanden te kunnen koppelen”.

Hierboven is te zien hoe een map geselecteerd wordt en vervolgens op de linkermuisknop geklikt wordt en de optie ‘Verzenden naar Archief’ verschijnt.

Document previewer in OPEN.modules

Nieuwe ontwikkeling in de 5.5 release

Met OPEN.email, OPEN.opslaan en OPEN.print kunnen gebruikers op een eenvoudige wijze bestanden opslaan in OPEN.afbeeldingAlfresco.

In de 5.5 release van OPEN.email, OPEN.opslaan en OPEN.print hebben we de documenten previewer geïntroduceerd, deze nieuwe functionaliteit maakt het voor gebruikers makkelijk om de e-mails en bijlagen die ze geselecteerd hebben uit Outlook nog in te zien of benodigde informatie uit het stuk te halen voordat ze deze stukken archiveren”. Aldus Dylan van den Brink, developer bij OPEN.satisfaction. “Naast dat de gebruikelijke bestandstypes bekeken kunnen worden, kunnen er ook externe applicaties gebruikt worden voor het weergeven van minder gebruikelijke bestandstypes. Daarbij kunnen ook de acties gebruikt worden die de externe applicatie geïmplementeerd heeft, bijvoorbeeld het in- en uitzoomen bij pdf-documenten. Dit maakt de previewer heel krachtig en daarbij de modules ook

Oplevering RijksZaak


ict-uitvoering

Op 29 maart vond de release van RijksZaak 1.0 plaats. OPEN.satisfaction is trots dat het heeft mogen bijdragen aan het succes van RijksZaak. Zaakgericht werken is een belangrijke ontwikkeling binnen de Rijksoverheid. Het verbetert de (efficiency van) dienstverlening en de toegankelijkheid van informatie. Tevens leidt het vaak tot kostenbesparing.

Toegankelijke informatie

Zaakgericht werken gaat ervan uit dat alle informatie over de behandeling van een zaak aan die zaak gekoppeld is en voor alle betrokkenen toegankelijk is. Dit zorgt voor transparantie en een prettige samenwerking.

Processen bewaken

RijksZaak stelt organisaties in de gelegenheid de kwaliteit en doorlooptijd van processen beter te bewaken. Burgers en bedrijven kunnen de afhandeling van zaken eenvoudiger en beter volgen, bijvoorbeeld via MijnOverheid.

Standaardisatie via zaaktypen

Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie. Hierover worden afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in zaaktypen. Deze zaaktypen kunt u gebruiken voor het inrichten van proces ondersteunende systemen. Een zaaktype bestaat uit de combinatie van onder andere statussen, betrokkenen, documenten, zaakobjecten en resultaten. Het laatste aspect legt de relatie naar archivering van het zaakdossier.

Gelaagd informatiesysteem

RijksZaak bestaat uit 2 lagen; de basisdienst en het klant specifieke deel. De basisdienst is een generiek platform, bestaande uit een IAAS-laag en daar bovenop geïmplementeerd de basiscomponenten, Pega, Alfresco, DocGen, EnterpriseDB en een koppeling met TVS voor toegang-authenticatie. Tevens zit in RijksZaak een aantal generieke functionaliteiten zoals toegangsverlening, zoeken en archiveren die elke (nieuwe) klant kan gebruiken uit een Cloud platform met daarin een aantal generieke functionaliteiten en koppelingen. Daarnaast is er een omgeving waarin de klant haar specifieke processen, functionaliteiten en koppelingen kan laten bouwen en onderhouden.

Basiscomponenten

RijksZaak bestaat uit 5 ICT-componenten die we slim laten samenwerken:
  1. Pega voor zaakmanagement en ontwikkeling van applicatie voor de afhandeling van zaken
  2. Alfresco voor document-, dossier- en archiefbeheer
  3. DocGen voor genereren van documenten
  4. EnterpriseDB als database
  5. OpenShift: container platform als basis voor onze Cloud
Meer informatie over RijksZaak kunt u vinden op: www.rijkszaak.nl

Alfresco DevCon 2018

Van 16 januari t/m 18 januari 2018 vindt Alfresco DevCon plaats. Dit jaarlijkse Alfresco event vindt plaats in Lissabon (Portugal) en is bedoeld om kennis van Alfresco te delen met de Alfresco Community. Met dit jaar als motto: “Learn. Connect. Collaborate”.

Tijdens dit event vinden meer dan 60 verschillende sessies plaats, zoals: Key-notes sessies, break-out sessies, hackathons en panel discussies. Daarnaast biedt DevCon voldoende ruimte om andere Alfresco experts te ontmoeten en vragen te stellen.

alfresco devcon 2018

Wij zijn ook dit jaar de trotse sponsor van dit evenement en onze Alfresco experts hopen je te ontmoeten tijdens DevCon.
Om de klanten en Alfresco enthousiastelingen beter te ondersteunen heeft Alfresco besloten om de tickets dit jaar gratis weg te geven.

Meer informatie over Alfresco DevCon kunt u vinden op: https://devcon.alfresco.com/
Deze link brengt u direct naar het registratiescherm: https://www.eventbrite.com/e/alfresco-devcon-2018-registration-37839829950