Nieuws

Oplevering RijksZaak


ict-uitvoering

Op 29 maart vond de release van RijksZaak 1.0 plaats. OPEN.satisfaction is trots dat het heeft mogen bijdragen aan het succes van RijksZaak. Zaakgericht werken is een belangrijke ontwikkeling binnen de Rijksoverheid. Het verbetert de (efficiency van) dienstverlening en de toegankelijkheid van informatie. Tevens leidt het vaak tot kostenbesparing.

Toegankelijke informatie

Zaakgericht werken gaat ervan uit dat alle informatie over de behandeling van een zaak aan die zaak gekoppeld is en voor alle betrokkenen toegankelijk is. Dit zorgt voor transparantie en een prettige samenwerking.

Processen bewaken

RijksZaak stelt organisaties in de gelegenheid de kwaliteit en doorlooptijd van processen beter te bewaken. Burgers en bedrijven kunnen de afhandeling van zaken eenvoudiger en beter volgen, bijvoorbeeld via MijnOverheid.

Standaardisatie via zaaktypen

Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie. Hierover worden afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in zaaktypen. Deze zaaktypen kunt u gebruiken voor het inrichten van proces ondersteunende systemen. Een zaaktype bestaat uit de combinatie van onder andere statussen, betrokkenen, documenten, zaakobjecten en resultaten. Het laatste aspect legt de relatie naar archivering van het zaakdossier.

Gelaagd informatiesysteem

RijksZaak bestaat uit 2 lagen; de basisdienst en het klant specifieke deel. De basisdienst is een generiek platform, bestaande uit een IAAS-laag en daar bovenop geïmplementeerd de basiscomponenten, Pega, Alfresco, DocGen, EnterpriseDB en een koppeling met TVS voor toegang-authenticatie. Tevens zit in RijksZaak een aantal generieke functionaliteiten zoals toegangsverlening, zoeken en archiveren die elke (nieuwe) klant kan gebruiken uit een Cloud platform met daarin een aantal generieke functionaliteiten en koppelingen. Daarnaast is er een omgeving waarin de klant haar specifieke processen, functionaliteiten en koppelingen kan laten bouwen en onderhouden.

Basiscomponenten

RijksZaak bestaat uit 5 ICT-componenten die we slim laten samenwerken:
  1. Pega voor zaakmanagement en ontwikkeling van applicatie voor de afhandeling van zaken
  2. Alfresco voor document-, dossier- en archiefbeheer
  3. DocGen voor genereren van documenten
  4. EnterpriseDB als database
  5. OpenShift: container platform als basis voor onze Cloud
Meer informatie over RijksZaak kunt u vinden op: www.rijkszaak.nl

Alfresco DevCon 2018

Van 16 januari t/m 18 januari 2018 vindt Alfresco DevCon plaats. Dit jaarlijkse Alfresco event vindt plaats in Lissabon (Portugal) en is bedoeld om kennis van Alfresco te delen met de Alfresco Community. Met dit jaar als motto: “Learn. Connect. Collaborate”.

Tijdens dit event vinden meer dan 60 verschillende sessies plaats, zoals: Key-notes sessies, break-out sessies, hackathons en panel discussies. Daarnaast biedt DevCon voldoende ruimte om andere Alfresco experts te ontmoeten en vragen te stellen.

alfresco devcon 2018

Wij zijn ook dit jaar de trotse sponsor van dit evenement en onze Alfresco experts hopen je te ontmoeten tijdens DevCon.
Om de klanten en Alfresco enthousiastelingen beter te ondersteunen heeft Alfresco besloten om de tickets dit jaar gratis weg te geven.

Meer informatie over Alfresco DevCon kunt u vinden op: https://devcon.alfresco.com/
Deze link brengt u direct naar het registratiescherm: https://www.eventbrite.com/e/alfresco-devcon-2018-registration-37839829950

Slim scannen bij WerkSaam Westfriesland

WerkSaam Westfriesland (samenwerkingsverband van 7 Westfriese gemeenten werksaamvoor het uitvoeren van de participatiewet) heeft met de hulp van OPEN.satisfaction binnen twee maanden ‘Slim scannen’ ingevoerd. Bij dit project is gebruik gemaakt van Kofax Transformation Modules (KTM) voor het slim herkennen van poststukken die gedigitaliseerd worden.

WerkSaam Westfriesland maakte al gebruik van Kofax Capture, dat werd ingezet om poststukken te digitaliseren en door te voeren naar OPEN.post (postmanagement oplossing). Met KTM kan nu ook slim gescand worden naar OPEN.post. Hierbij worden velden zoals: zaakidentificatie, BSN en adresgegevens van de afzender automatisch herkend. Het resultaat: aanzienlijk minder typewerk voor de medewerker van de DIV-afdeling en een flinke kostenbesparing door het efficiëntere proces. “Na de eerste fase wordt al 85% van de metadata op een document herkend en dit scheelt enorm in DIV werkzaamheden”, aldus Marjolijn Dölle (Directeur WerkSaam Westfriesland). “Hierdoor heeft de DIV afdeling meer tijd om te controleren en monitoren in plaats van registreren”.

Nu de eerste fase van het inrichten van slim scannen is afgerond, is direct de tweede fase gestart. In de tweede fase zullen de applicaties: Exact (Boekhoudpakket) en Compass (HRM systeem) gekoppeld worden aan Kofax. Ook bij de koppeling naar deze applicaties zal gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden die KTM biedt op het gebied van Slim scannen. WerkSaam Westfriesland is daarmee een prachtig voorbeeld van wat er allemaal mogelijk is met Kofax Capture en KTM.

Wilt u ook slim scannen toepassen in uw organisatie? Neem dan contact op met sales@opensatisfaction.nl of bel met Roy Strijker op het nummer 06 244 191 48. Wij helpen u graag om uw organisatie nog efficiënter te maken met Slim scannen.

OPEN.satisfaction ondertekent manifest open standaarden op ECP-jaarcongres

Open standaarden bevorderen de digitale uitwisseling van informatie, de zogenoemde interoperabiliteit. Logo-FS-3

Toepassing van open standaarden vereenvoudigt de communicatie tussen (semi-)overheden onderling en tussen overheid, bedrijven en burgers. Ook vergroot het gebruik van open standaarden de onafhankelijkheid van softwareleveranciers (vendor lock-in).

De door ons gehanteerde open standaarden zijn van toepassing binnen de overheidswereld en daarbuiten. Ze hebben betrekking op de koppelvlakken tussen applicaties, gegevensuitwisseling binnen informatieketens, de samenwerking tussen organisaties en omringende diensten, systemen en netwerken. Het is daarmee voor u mogelijk om enerzijds onze producten te gebruiken met andere applicaties en anderzijds te gebruiken op meerdere hardware platforms, besturingssystemen en internet browsers.

Door middel van open standaarden, zoals CMIS, StUF, NEN2082, DoD 5015.2-STD:2007, XML, PDF/A-1 en Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie wordt interoperabiliteit van onze producten gewaarborgd en is hergebruik van data verzekerd. U vindt deze standaarden op de “pas toe of leg uit”-lijst, welke wij gebruiken bij onze ontwerpen. Hierom zijn wij ondertekenaar van het Leveranciersmanifest Open Standaarden.

ondertekening manifest open standaarden
(Foto: Paul Ridderhof)

Naast OPEN.satisfaction zijn ook onderstaande leveranciers op het ECP-jaarcongres van 16 november jl., die toegevoegd aan de lijst van ondertekenaars die open standaarden uitdragen in hun dienstverlening.

Meer informatie op: https://www.forumstandaardisatie.nl/thema/open-standaarden-voor-leveranciers

Westerkwartiergemeenten hebben zaken snel op orde

De Westerkwartiergemeenten zijn eind juli live gegaan met het zaaksysteem iZaaksuite met daaraan gekoppeld iDocumenten (documentmanagementsysteem). Hiermee realiseren de gemeenten Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn binnen 6 maanden de ambitie om zaakgericht werken gemeentebreed in te voeren. Dit leidt tot een eenvoudige en voorspelbare dienstverlening voor en door burgers en bedrijven.

Tijdsbesparing dankzij integraal klantbeeld

De gemeenten maken daarbij zelf de keuze welke processen worden afgehandeld in het zaaksysteem en welke processen worden afgehandeld in de bestaande, specialistische backofficeapplicaties. Zo handelen de burgerzakenmedewerker verhuizingen bijvoorbeeld af in iBurgerzaken. De documenten die gerelateerd zijn aan de verhuizingszaak worden op termijn opgeslagen in iDocumenten en de zaakgegevens in het zakenmagazijn. De opslag, en daarmee ook de archivering, wordt dan automatisch verzorgt op de achtergrond. De burgerzakenmedewerker voert daarvoor zelf geen extra handelingen uit. Hiermee wordt tijd bespaard en tegelijkertijd wordt een totaal klantbeeld opgebouwd, voor bijvoorbeeld de KCC medewerkers.

Jan Deelstra, Informatiemanager Westerkwartiergemeenten: “We hebben nu de basis staan qua zaaksysteem om daarmee onze processen zaakgericht en digitaal te gaan ondersteunen. Het voordeel van iZaaksuite is dat de koppelingen naar bijvoorbeeld iBurgerzaken passen bij onze ambitie om alle zaak- en documentinformatie ook van de domeinapplicaties centraal op te slaan, zodat onze organisatie een totaal klantbeeld opbouwt. Hiermee zijn wij in staat om onze dienstverlening richting de burger en bedrijven verder uit te breiden.”

Eenvoudige en voorspelbare dienstverlening

De gemeenten digitaliseren andere processen daarnaast, nu al, op een eenvoudige en uniforme manier: Ze gebruiken iDocumenten voor het inboeken en afhandelen van poststukken. OPEN.email om vanuit Microsoft Outlook een zaak aan te maken op basis van een e-mail (inclusief bijlagen). En de medewerkers raadplegen deze documenten vervolgens in iZaaksuite.

“Met de keuze voor iZaaksuite en iDocumenten zijn wij in staat om onze dienstverlening, nog voor de fusie, te harmoniseren, zodat inwoners en bedrijven op een eenduidige en voorspelbare dienstverlening kunnen rekenen.”

In half jaar zaakgericht werken ingevoerdlivegang we

Volgens deelprojectleider Roy Strijker, vanuit OPEN.satisfaction verantwoordelijk voor de implementatie en integratie van iDocumenten, is dit een zeer succesvol project. “Doordat de bestaande koppeling tussen iDocumenten en iZaaksuite zich al meerdere malen bewezen heeft, kon deze snel geïmplementeerd worden.” Eind 2016 maakten de Westerkwartiergemeenten de keuze en nog geen 6 maanden later draaien beide applicaties al.

“Net als bij de implementatie van iBurgerzaken eind vorig jaar, wisten ook nu de gemeenten zich zeer snel aan te passen aan de nieuwe situatie. Dat de medewerkers zich de software zo snel eigen maken is daarbij een bewijs van de gebruiksvriendelijkheid van de producten.”, vult Marc Schilleman, projectleider bij PinkRoccade Publiekszaken aan.