Nieuws

Alfresco DevCon 2019

Ook in 2019 vindt er weer een DevCon plaats wat volledig gericht is op Alfresco technologie met als motto: “Learn. Connect. Collaborate.”. Voor het derde jaar op rij zijn wij trotse sponsor van dit geweldige evenement.

Alfresco DevCon vindt plaats van 29 januari t/m 31 januari 2019 in Edinburgh, Schotland. Tijdens dit evenement zullen wij aanwezig zijn om kennis van Alfresco uit te wisselen met de Alfresco Community.

DevCon 2019

Er zullen hier meer dan 60 verschillende sessies plaatsvinden met de focus op technische demo’s, paneldiscussies met diverse experts, keynote sprekers en nog veel meer.

Onze Alfresco Experts hopen u hier te ontmoeten!

Voor meer informatie over Alfresco DevCon kunt u kijken op: https://devcon.alfresco.com/
Voor tickets kunt u kijken op: https://www.eventbrite.com/e/alfresco-devcon-2019-tickets-47481961826

Gebruikersauthenticatie in Alfresco

Alfresco

Zoals bij zoveel systemen die organisatiebreed worden ingezet, spelen de gebruikers een sleutelrol bij de inrichting van het DMS. Maar hoe zorgt uw organisatie er voor dat het beheer van de gebruikers op de daarvoor bestemde plek, binnen de organisatie, blijft? En hoe verzorgt u een veilige, maar tegelijkertijd gemakkelijke verificatie van de gebruikers die inloggen op Alfresco? Hieronder zal dit verder toegelicht worden.

Synchronisatie van gebruikers

Allereerst is er de optie om gebruikers handmatig toe te voegen in het DMS. Indien het systeem niet op voorhand gevuld wordt met gebruikers, worden gebruikers pas toegevoegd wanneer zij inloggen. Hierdoor kan het zijn dat binnen het systeem niet altijd alle gebruikers beschikbaar zijn om bijvoorbeeld groepslidmaatschappen en taken aan toe te wijzen. Voor het automatisch vullen en periodiek bijwerken van gebruikers wordt het LDAP-protocol (Lightweight Directory Acces Protocol) gebruikt.

Via een LDAP-koppeling kunnen periodiek de gebruikers (en optioneel groepen) die de organisatie kent, gesynchroniseerd worden met Alfresco. Zo worden continu nieuwe gebruikers toegevoegd, gedurende hun levensduur bijgewerkt en bij uitdiensttreding verwijderd of inactief gesteld.

Veel bronsystemen voor gebruikersbeheer ondersteunen LDAP. Bijvoorbeeld Microsoft Active Directory, OpenLDAP en alle gangbare alternatieve oplossingen zoals WSO2 Identity Server.

Wanneer synchronisatie succesvol is ingericht, kunnen gebruikers nog niet inloggen met hun accountwachtwoord binnen het corporate domain. Benieuwd hoe dit werkt? Lees dan verder.

Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord

Wellicht een bekend verschijnsel: verschillende applicaties die elk hun eigen wachtwoorden hanteren, waardoor u als gebruiker zit opgescheept met een kladblok vol wachtwoorden met variërende volgnummers. Dat is verwarrend, frustrerend en onwenselijk. Veel liever logt u op alle systemen in met het wachtwoord, waarmee u ook op uw werkplek inlogt.

Om dit te bereiken kan wederom een LDAP-koppeling toegepast worden. Dit keer niet voor synchronisatie zoals eerder uitgelegd, maar voor authenticatie. Dit is het proces waarbij een gebruiker zijn gebruikersnaam- en wachtwoord invult, de gegevens door het systeem worden geverifieerd, en de gebruiker als gevolg wel of geen toegang krijgt.

Bij het inzetten van LDAP als authenticatiemechanisme dient extra oplettend te worden omgegaan met de veiligheid van de gegevens. Het is belangrijk dat de LDAP-verbinding beveiligd is en dat gebruik gemaakt wordt van een veilig LDAP-communicatieprotocol. Onze experts staan u hier graag in bij.

Single sign-on met een authentication server

In de ideale situatie vult een medewerker bij aanvang van de werkdag eenmaal een wachtwoord in bij het aanloggen op de werkplek en daarna niet meer. De werkplek ‘weet’ immers wie u bent, dus de applicaties binnen de werkplek zouden deze gegevens simpelweg kunnen hergebruiken, zodat men geen inlogschermen meer te zien krijgt.

Dit is het ‘single sign-on’ principe. Dit kan gerealiseerd worden door een koppeling te leggen met de systemen die ook authenticatie met uw werkplek afhandelt. In de meeste gevallen is dit een Microsoft Active Directory. Hiermee kunnen we standaard een Kerberos koppeling leggen, welke single sign-on mogelijk maakt.

Single sign-on is tevens een van de meest veilige authenticatiemechanismen. Dit is onder meer veilig omdat het wachtwoord van de gebruiker niet meer ‘over de lijn’ gaat na het aanloggen op de werkplek.

Single sign-on met een Identity Manager

Naast single sign-on op basis van een Kerberos-koppeling zoals met bijvoorbeeld Microsoft Active Directory, is het ook mogelijk om single sign-on te realiseren met andere Identity-Managementsystemen, ook wanneer dit niet gerealiseerd kan worden met inzet van het Kerberos protocol.

OPEN.satisfaction heeft modules ontwikkeld voor authenticatie met o.a. OAuth 2.0, OpenID Connect en JWT. Dit zijn wereldwijd zeer breed geïmplementeerde standaarden voor authenticatie, die applicaties in staat stellen authenticatie af te laten handelen door bijna alle denkbare Identity Managers.

Heeft u vragen over authenticatie, single sign-on of identity-management in combinatie met Alfresco? Klik dan hier, wij helpen u graag!

Locatie onafhankelijk post toevoegen aan het zaaksysteem

Bij de gemeente Ooststellingwerf wilde men graag de mogelijkheden uitbreiden voor het toevoegen van post aan het zaaksysteem. Aan OPEN.satisfaction werd een oplossing gevraagd.

Wens
Bij de gemeente Ooststellingwerf, onderdeel van samenwerkingsverband OWO-gemeenten, wordt de fysieke post normaal gesproken digitaal gemaakt en verwerkt door een centrale afdeling DIV (documentaire informatievoorziening) van de gemeenten.

De afdeling ‘gebiedsteams’ ontvangt echter zelf ook veel post. De wens was deze specifieke post zelf te kunnen verwerken, op een foutloze en eenvoudige manier. Jeroen Akerboom, Product Owner bij OPEN.satisfaction, houdt zich bezig met het optimaliseren van de producten van OPEN.satisfaction die door Oostellingwerf gebruikt worden. Aan hem is dit probleem voorgelegd, waarbij de volgende wensen voor de oplossing centraal stonden:

  • Flexibel: op alle locaties moet gescand kunnen worden
  • Eenvoudig: de betrokken medewerkers kunnen zelf de metadata opvoeren

Oplossing
Er is gekozen voor het toevoegen van een gebruikersgroep voor de medewerkers van het gebiedsteam in OPEN.post. Daarnaast wordt de poststroom gescand met de multifunctional scanner en doorgezet naar een separate postbak in OPEN.post. De DIV medewerkers kunnen indien gewenst ook toegang krijgen om stukken te verwerken.

Deze oplossing is binnen één dag gerealiseerd op de omgeving van de gemeente Ooststellingwerf. De installatie en configuratie kon volledig op afstand uitgevoerd worden, zonder dat dit ten koste is gegaan van de kwaliteit en doorlooptijd van de oplossing.

Bij de inrichting is specifiek rekening gehouden met de dagelijks stroom poststukken vanuit de postkamer en de zelf gescande poststukken van het gebiedsteam. De gescande documenten vanuit het gebiedsteam komen in een aparte batch terecht. Hierdoor blijven de scans gescheiden van elkaar en kan men niet in elkaars ‘werkvoorraad’ kijken en werken.

ResultaatPrinten
Ria Prins, applicatiebeheerder bij de OWO gemeente Ooststellingwerf, is zeer te spreken over de oplossing: “Het ‘gebiedsteam’ van de gemeente Ooststellingwerf kan nu zelf poststukken registeren in OPEN.post. Deze poststukken kunnen direct worden gekoppeld aan bestaande- of nieuwe zaken. Deze zaken zijn vervolgens in te zien in Civision Samenlevingszaken waar men deze vervolgens kan afhandelen”.

‘’De samenwerking met Jeroen is als erg prettig ervaren”, aldus Ria, “door de korte lijntjes en het snelle schakelen via e-mail en telefonisch contact, is de oplossing binnen 1 dag geïmplementeerd.”

De afdeling gebiedsteams kon na implementatie van de oplossing direct aan de slag met het digitaliseren en archiveren van de fysieke stukken, zonder dat er nog een afhankelijkheid is van de verwerking van de post via de postkamer.

Koppeling van Alfresco Share naar Zaaksysteem

Projectmatig werken vs Zaakgericht werken
Veel gemeenten/rijksoverheden worstelen met projectgericht werken versus zaakgericht werken. Een zaaksysteem voorziet logischerwijs uitstekend in zaakgericht werken, maar wanneer er projectmatig gewerkt wordt is dit lastig vorm te geven binnen het zaaksysteem. Een project heeft een grotere documentneerslag en geen vaste stappen zoals zaaktypen in een zaaksysteem wél hebben.
Daarom wordt er vaak de keuze gemaakt om een ander systeem aan te schaffen waarin projectmatig gewerkt kan worden. Alfresco Share is hiervan een heel goed voorbeeld. Binnen Alfresco Share worden veel mogelijkheden geboden om digitaal projectmatig werken te ondersteunen. Dit komt mede door:
• Alfresco app, waardoor content te ontsluiten is op tablet/smartphone
• Mogelijkheid om externen toegang te geven
• Ondersteuning voor workflows
• Gebruiksvriendelijke omgeving
• Met meerdere medewerkers in een document werken
• Versiebeheer
• Uitgebreide zoekfunctionaliteit

Duurzame toegankelijkheid van projectdocumentatie
Wanneer er projectmatig gewerkt wordt in Alfresco Share is er nog een belangrijk aspect wat gefaciliteerd moet worden door de organisatie, namelijk: archivering. Binnen een project zijn er veel documenten die niet archiefwaardig zijn. Echter, wanneer een project in een dermate volwassen fase komt kunnen er documenten in het project opgeslagen worden die relevant zijn voor het archief. Daarnaast kunnen er documenten binnen een project van belang zijn voor zaken binnen het zaaksysteem.
OPEN.satisfaction heeft hiervoor een oplossing beschikbaar: de koppeling van Alfresco Share naar zaakgericht werken.
Met deze koppeling kunnen een of meerdere documenten van Alfresco Share gekoppeld worden aan een zaak (inclusief metadata). Daarnaast is er ook de mogelijkheid om een zaak te creëren op basis van documenten binnen Alfresco Share. Deze koppeling werkt met onderstaande zaaksystemen:
• CZA
• iZaaksuite
• InProces
• Green Valley Zaaksysteem
• Atos E-suite
Door documenten aan een zaak toe te voegen worden de documenten meegenomen in het bestaande archiefregime wat voor zaken geldt. Op deze manier is de archivering van projectmatige documenten geborgd. Daarnaast vindt er signalering plaats in Alfresco Share, zodat een document niet meerdere malen gekoppeld wordt.

Koppeling

Voordelen van de koppeling zijn:
• Archivering van projectdocumenten is geborgd
• Project documenten kunnen worden voorzien van metadata in zaaksyteem/dms
• Signalering dat document is gekoppeld in Alfresco Share
• Een of meerdere documenten tegelijk een zaak koppelen
• Mogelijkheid om nieuwe zaak of aan bestaande zaak te koppelen

Mocht u meer informatie willen over deze koppeling of een demo op locatie? Neemt u dan contact op met Roy Strijker (roy.strijker@opensatisfaction.nl / 06 – 24 41 91 48).

Als startende onderneming flexibel omgaan met je medewerkersbestand dankzij Tentoo

Tentoo

Als startende onderneming pas je op met de uitgaven die je doet. Het aannemen van personeel, vooral in het beginstadium van de onderneming, kan daarin een heikel punt zijn. In de tijden dat het druk is wil je graag extra personeel, maar als er minder opdrachten zijn heb je voor een gezonde bedrijfsvoering minder fte nodig. Payroll biedt daarin de oplossing: in het kader van goed werkgeverschap kan je als startende onderneming flexibel omgaan met je medewerkersbestand. Tentoo is een bedrijf dat hierin is gespecialiseerd.

Van muzikanten naar ondernemers
In 1992 bedachten de oprichters, Bert Limmen en Richard Molenaar, van Tentoo de dienst payrolling. Zij waren werkzaam als muzikanten in de creatieve industrie en merkten op dat er problemen waren met facturatie en administratie. Freelancers wilden vaak wit werken, maar dit was in sommige branches praktisch onmogelijk. Daarnaast was het een enorme moeite om de juiste papieren te verkrijgen. Het idee payroll van Bert en Richard sloeg aan en was een oplossing voor veel Nederlandse freelancers. Tentoo is in de loop der jaren gegroeid en op dit moment biedt Tentoo een full service HR-dienstverlening aan ondernemers. Naast payroll regelen ze de administratie voor zzp’ers en vaste medewerkers en geven ze HR-advies aan ondernemers (HR-beleid, employee branding en werving en selectie).

Waarom een DMS?
Tentoo groeide in een korte periode erg snel, zowel op het gebied van dienstverlening als op het gebied van personeel. Deze groei had ook als gevolg dat er meer documentatie binnen het bedrijf ging circuleren. Documenten werden opgeslagen op een ‘X’ schijf en iedere afdeling had zijn eigen mapje met daarin documenten. Deze schijf werd beheerd door de Marketing & Communicatie-afdeling. Er werd opgemerkt dat bepaalde documenten werden gebruikt door verschillende afdelingen, hierdoor werd het steeds lastiger om versiebeheer bij te houden. Daarnaast kwam het voor dat personeel de documenten op hun bureaublad of persoonlijke schijf plaatste. Hierdoor was het niet meer duidelijk welke documenten er allemaal naar buiten werden gestuurd.

Tentoo ging opzoek naar een gecentraliseerde locatie waar eenvoudig gewerkt kon worden met versiebeheer en makkelijk mee gewerkt kon worden. Toen zij gingen kijken naar de mogelijkheden zagen zij dat er een partner in hun database zat, die expert bleek in zo’n oplossing, OPEN.satisfaction.

Van Klant naar Leverancier
OPEN.satisfaction heeft specialisten in huis die bij bedrijven langsgaan én/of op afstand de technische zaken regelen. De salarisadministratie van deze specialisten wordt via Tentoo verzorgd. Als start-up hield OPEN.satisfaction daarmee de vrijheid om de onderneming te laten groeien. De administratieve zaken werden daarmee uit handen genomen.

Naast klant is OPEN.satisfaction sinds twee jaar ook leverancier van Tentoo. Algemeen Directeur Paul den Ronden van Tentoo: “Wij zochten een partner en een onlinesysteem die ons konden helpen bij het optimaal beheren van onze kennisdocumenten. Bestanden die we eenvoudig kunnen beheren, intern en extern delen en snel kunnen opzoeken. Silvion en zijn team gaven ons daarin goed advies en begeleiding. Binnen planning en budget hebben we het systeem Alfresco naar eigen inzicht kunnen inrichten en gebruiken. Dat biedt ons de rust en het vertrouwen om onze up-to-date kennisdocumenten met elkaar én met onze klanten te delen.”

Kijk op www.tentoo.nl voor meer informatie.