Nieuws

Volledige dossiers bij gemeente Nunspeet met behulp van OPEN.opslaan

Medewerkers van de gemeente Nunspeet wilden graag snel meerdere bestanden vanaf een lokale (netwerk)schijf kunnen toevoegen aan een bestaande of nieuwe zaak om volledige dossiers te krijgen. Er is een standaard mogelijkheid om dit via het zaaksysteem te doen, maar deze werkwijze was niet heel efficiënt en gebruiksvriendelijk. Jan Wijnne, applicatiebeheerder van het zaaksysteem CZA en het DMS iDocumenten, is op zoek gegaan naar andere mogelijkheden om dit te faciliteren voor de medewerkers. Samen met PinkRoccade en OPEN.satisfaction is gekeken naar een oplossing hiervoor. De keuze is gevallen op OPEN.opslaan, omdat deze applicatie het mogelijk maakt een of meerdere bestanden tegelijk aan een bestaande zaak of nieuwe zaak toe te voegen. Naast het toevoegen van het bestand kan metadata ook direct meegegeven worden op een zeer gebruiksvriendelijke manier. Tevens is het mogelijk om mappen te selecteren en alle bestanden die in de map staan aan een bestaande of nieuwe zaak te koppelen.

OPEN.opslaan

Hierboven is te zien hoe een map geselecteerd wordt en vervolgens op de linkermuisknop geklikt wordt en de optie ‘Verzenden naar Archief’ verschijnt.

“Doordat het voor medewerkers met OPEN.opslaan heel eenvoudig is om bestanden van bijvoorbeeld een netwerkschijf te koppelen aan een zaak zijn dossiers vollediger geworden en worden de bestanden op de juiste manier gearchiveerd” aldus Jan Wijnne van de gemeente Nunspeet. “OPEN.opslaan is een zeer welkome aanvulling voor de medewerkers om het nog makkelijker te maken voor eindgebruikers om bestanden te kunnen koppelen”.

Document previewer in OPEN.modules

Nieuwe ontwikkeling in de 5.5 release

Met OPEN.email, OPEN.opslaan en OPEN.print kunnen gebruikers op een eenvoudige wijze bestanden opslaan in OPEN.afbeeldingAlfresco.

In de 5.5 release van OPEN.email, OPEN.opslaan en OPEN.print hebben we de documenten previewer geïntroduceerd, deze nieuwe functionaliteit maakt het voor gebruikers makkelijk om de e-mails en bijlagen die ze geselecteerd hebben uit Outlook nog in te zien of benodigde informatie uit het stuk te halen voordat ze deze stukken archiveren”. Aldus Dylan van den Brink, developer bij OPEN.satisfaction. “Naast dat de gebruikelijke bestandstypes bekeken kunnen worden, kunnen er ook externe applicaties gebruikt worden voor het weergeven van minder gebruikelijke bestandstypes. Daarbij kunnen ook de acties gebruikt worden die de externe applicatie geïmplementeerd heeft, bijvoorbeeld het in- en uitzoomen bij pdf-documenten. Dit maakt de previewer heel krachtig en daarbij de modules ook

Oplevering RijksZaak


ict-uitvoering

Op 29 maart vond de release van RijksZaak 1.0 plaats. OPEN.satisfaction is trots dat het heeft mogen bijdragen aan het succes van RijksZaak. Zaakgericht werken is een belangrijke ontwikkeling binnen de Rijksoverheid. Het verbetert de (efficiency van) dienstverlening en de toegankelijkheid van informatie. Tevens leidt het vaak tot kostenbesparing.

Toegankelijke informatie

Zaakgericht werken gaat ervan uit dat alle informatie over de behandeling van een zaak aan die zaak gekoppeld is en voor alle betrokkenen toegankelijk is. Dit zorgt voor transparantie en een prettige samenwerking.

Processen bewaken

RijksZaak stelt organisaties in de gelegenheid de kwaliteit en doorlooptijd van processen beter te bewaken. Burgers en bedrijven kunnen de afhandeling van zaken eenvoudiger en beter volgen, bijvoorbeeld via MijnOverheid.

Standaardisatie via zaaktypen

Zaakgericht werken gaat uit van standaardisatie van processen en de bijbehorende informatie. Hierover worden afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in zaaktypen. Deze zaaktypen kunt u gebruiken voor het inrichten van proces ondersteunende systemen. Een zaaktype bestaat uit de combinatie van onder andere statussen, betrokkenen, documenten, zaakobjecten en resultaten. Het laatste aspect legt de relatie naar archivering van het zaakdossier.

Gelaagd informatiesysteem

RijksZaak bestaat uit 2 lagen; de basisdienst en het klant specifieke deel. De basisdienst is een generiek platform, bestaande uit een IAAS-laag en daar bovenop geïmplementeerd de basiscomponenten, Pega, Alfresco, DocGen, EnterpriseDB en een koppeling met TVS voor toegang-authenticatie. Tevens zit in RijksZaak een aantal generieke functionaliteiten zoals toegangsverlening, zoeken en archiveren die elke (nieuwe) klant kan gebruiken uit een Cloud platform met daarin een aantal generieke functionaliteiten en koppelingen. Daarnaast is er een omgeving waarin de klant haar specifieke processen, functionaliteiten en koppelingen kan laten bouwen en onderhouden.

Basiscomponenten

RijksZaak bestaat uit 5 ICT-componenten die we slim laten samenwerken:
  1. Pega voor zaakmanagement en ontwikkeling van applicatie voor de afhandeling van zaken
  2. Alfresco voor document-, dossier- en archiefbeheer
  3. DocGen voor genereren van documenten
  4. EnterpriseDB als database
  5. OpenShift: container platform als basis voor onze Cloud
Meer informatie over RijksZaak kunt u vinden op: www.rijkszaak.nl

Alfresco DevCon 2018

Van 16 januari t/m 18 januari 2018 vindt Alfresco DevCon plaats. Dit jaarlijkse Alfresco event vindt plaats in Lissabon (Portugal) en is bedoeld om kennis van Alfresco te delen met de Alfresco Community. Met dit jaar als motto: “Learn. Connect. Collaborate”.

Tijdens dit event vinden meer dan 60 verschillende sessies plaats, zoals: Key-notes sessies, break-out sessies, hackathons en panel discussies. Daarnaast biedt DevCon voldoende ruimte om andere Alfresco experts te ontmoeten en vragen te stellen.

alfresco devcon 2018

Wij zijn ook dit jaar de trotse sponsor van dit evenement en onze Alfresco experts hopen je te ontmoeten tijdens DevCon.
Om de klanten en Alfresco enthousiastelingen beter te ondersteunen heeft Alfresco besloten om de tickets dit jaar gratis weg te geven.

Meer informatie over Alfresco DevCon kunt u vinden op: https://devcon.alfresco.com/
Deze link brengt u direct naar het registratiescherm: https://www.eventbrite.com/e/alfresco-devcon-2018-registration-37839829950

Slim scannen bij WerkSaam Westfriesland

WerkSaam Westfriesland (samenwerkingsverband van 7 Westfriese gemeenten werksaamvoor het uitvoeren van de participatiewet) heeft met de hulp van OPEN.satisfaction binnen twee maanden ‘Slim scannen’ ingevoerd. Bij dit project is gebruik gemaakt van Kofax Transformation Modules (KTM) voor het slim herkennen van poststukken die gedigitaliseerd worden.

WerkSaam Westfriesland maakte al gebruik van Kofax Capture, dat werd ingezet om poststukken te digitaliseren en door te voeren naar OPEN.post (postmanagement oplossing). Met KTM kan nu ook slim gescand worden naar OPEN.post. Hierbij worden velden zoals: zaakidentificatie, BSN en adresgegevens van de afzender automatisch herkend. Het resultaat: aanzienlijk minder typewerk voor de medewerker van de DIV-afdeling en een flinke kostenbesparing door het efficiëntere proces. “Na de eerste fase wordt al 85% van de metadata op een document herkend en dit scheelt enorm in DIV werkzaamheden”, aldus Marjolijn Dölle (Directeur WerkSaam Westfriesland). “Hierdoor heeft de DIV afdeling meer tijd om te controleren en monitoren in plaats van registreren”.

Nu de eerste fase van het inrichten van slim scannen is afgerond, is direct de tweede fase gestart. In de tweede fase zullen de applicaties: Exact (Boekhoudpakket) en Compass (HRM systeem) gekoppeld worden aan Kofax. Ook bij de koppeling naar deze applicaties zal gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden die KTM biedt op het gebied van Slim scannen. WerkSaam Westfriesland is daarmee een prachtig voorbeeld van wat er allemaal mogelijk is met Kofax Capture en KTM.

Wilt u ook slim scannen toepassen in uw organisatie? Neem dan contact op met sales@opensatisfaction.nl of bel met Roy Strijker op het nummer 06 244 191 48. Wij helpen u graag om uw organisatie nog efficiënter te maken met Slim scannen.