Nieuws

Westerkwartiergemeenten hebben zaken snel op orde

De Westerkwartiergemeenten zijn eind juli live gegaan met het zaaksysteem iZaaksuite met daaraan gekoppeld iDocumenten (documentmanagementsysteem). Hiermee realiseren de gemeenten Grootegast, Leek, Marum en Zuidhorn binnen 6 maanden de ambitie om zaakgericht werken gemeentebreed in te voeren. Dit leidt tot een eenvoudige en voorspelbare dienstverlening voor en door burgers en bedrijven.

Tijdsbesparing dankzij integraal klantbeeld

De gemeenten maken daarbij zelf de keuze welke processen worden afgehandeld in het zaaksysteem en welke processen worden afgehandeld in de bestaande, specialistische backofficeapplicaties. Zo handelen de burgerzakenmedewerker verhuizingen bijvoorbeeld af in iBurgerzaken. De documenten die gerelateerd zijn aan de verhuizingszaak worden op termijn opgeslagen in iDocumenten en de zaakgegevens in het zakenmagazijn. De opslag, en daarmee ook de archivering, wordt dan automatisch verzorgt op de achtergrond. De burgerzakenmedewerker voert daarvoor zelf geen extra handelingen uit. Hiermee wordt tijd bespaard en tegelijkertijd wordt een totaal klantbeeld opgebouwd, voor bijvoorbeeld de KCC medewerkers.

Jan Deelstra, Informatiemanager Westerkwartiergemeenten: “We hebben nu de basis staan qua zaaksysteem om daarmee onze processen zaakgericht en digitaal te gaan ondersteunen. Het voordeel van iZaaksuite is dat de koppelingen naar bijvoorbeeld iBurgerzaken passen bij onze ambitie om alle zaak- en documentinformatie ook van de domeinapplicaties centraal op te slaan, zodat onze organisatie een totaal klantbeeld opbouwt. Hiermee zijn wij in staat om onze dienstverlening richting de burger en bedrijven verder uit te breiden.”

Eenvoudige en voorspelbare dienstverlening

De gemeenten digitaliseren andere processen daarnaast, nu al, op een eenvoudige en uniforme manier: Ze gebruiken iDocumenten voor het inboeken en afhandelen van poststukken. OPEN.email om vanuit Microsoft Outlook een zaak aan te maken op basis van een e-mail (inclusief bijlagen). En de medewerkers raadplegen deze documenten vervolgens in iZaaksuite.

“Met de keuze voor iZaaksuite en iDocumenten zijn wij in staat om onze dienstverlening, nog voor de fusie, te harmoniseren, zodat inwoners en bedrijven op een eenduidige en voorspelbare dienstverlening kunnen rekenen.”

In half jaar zaakgericht werken ingevoerdlivegang we

Volgens deelprojectleider Roy Strijker, vanuit OPEN.satisfaction verantwoordelijk voor de implementatie en integratie van iDocumenten, is dit een zeer succesvol project. “Doordat de bestaande koppeling tussen iDocumenten en iZaaksuite zich al meerdere malen bewezen heeft, kon deze snel geïmplementeerd worden.” Eind 2016 maakten de Westerkwartiergemeenten de keuze en nog geen 6 maanden later draaien beide applicaties al.

“Net als bij de implementatie van iBurgerzaken eind vorig jaar, wisten ook nu de gemeenten zich zeer snel aan te passen aan de nieuwe situatie. Dat de medewerkers zich de software zo snel eigen maken is daarbij een bewijs van de gebruiksvriendelijkheid van de producten.”, vult Marc Schilleman, projectleider bij PinkRoccade Publiekszaken aan.

OPEN.satisfaction is ook dit jaar sponsor van BeeCon!

Na het klinkend succes van de vorige editie, organiseert Order Of The Bee dit jaar vanbeecon 2017 25 t/m 28 april BeeCon in Zaragoza, Spanje. BeeCon is het grootste wereldwijde Alfresco evenement waar ontwikkelaars, informatie-professionals, studenten en Alfresco-medewerkers kennis van Alfresco delen met de Alfresco Community. Deze kennisdeling vindt plaats in de vorm van Key-notes sessies, break-out-sessies en hackathons. Daarnaast is er natuurlijk genoeg ruimte om de prangende Alfresco issue te bespreken met andere Alfresco experts.

Wij zijn ook dit jaar de trotse sponsor van dit evenement en onze experts verwelkomen jullie graag tijdens BeeCon 2017.

Meer informatie over BeeCon kunt u vinden op: http://beecon.buzz

Succesvolle implementatie iDocumenten bij gemeente Nunspeet

OPEN.satisfaction heeft op vrijdag 20 januari samen met PinkRoccade weer een succesvolle implementatie van iDocumenten afgesloten.

In 2015 besloot de gemeente Nunspeet om een efficiëntere bedrijfsvoering door te voeren in de vorm van zaakgericht werken. Aangezien er veel taakspecifieke applicaties zijn aangesloten op de Makelaarsuite van PinkRoccade was de keuze voor iDocumenten als DMS een logische.
De gemeente Nunspeet heeft ervoor gekozen om CZA, iBurgerzaken en SquitXO (van Roxit) aan te sluiten op iDocumenten. Dit houdt in dat er 1 centraal opslagpunt is voor zaken voor al deze applicaties.
De gemeente heeft er ook voor gekozen om OPEN.email te gebruiken, hiermee kunnen e-mails (en bijlagen) gemakkelijk worden toegevoegd aan een bestaande zaak of een nieuwe zaak initiëren.

Naast de implementatie van iDocumenten en de koppelingen naar taakspecifieke applicaties moest er ook 600GB aan content gemigreerd worden van het oude DMS Corsa naar iDocumenten. Na een migratieanalyse resulteerde dit in twee deelprojecten: migratie Squit XO en migratie overige.

“In totaal zijn alle 6.000 zaken en 44.000 documenten in 1 weekend gemigreerd van Corsa naar iDocumenten. Het mooie van deze migratie was dat medewerkers die werken in Squit XO na het weekend van de migratie verder konden en het voor hen leek of er niets was aangepast. Achter de schermen was alle content echter omgezet van Corsa naar iDocumenten.” aldus projectleider Roy Strijker.
Daarnaast is alle overige content uit Corsa ook gemigreerd naar iDocumenten. Dit waren in totaal zo’n 30.000 dossiers en 200.000 documenten.

Zoals te zien op de foto was het tijd voor champagne om dit gezamenlijke succes van de gemeente Nunspeet, PinkRoccade en OPEN.satisfaction te vieren.

Nunspeet

Kennis delen én beheren bij Tentoo dankzij OPEN.satisfaction

Werknemers besteden wekelijks meer dan 10% van hun tijd aan het zoeken naar informatie. Deze tijd kunnen ze natuurlijk beter gebruiken. Daarom zijn steeds meer bedrijven op zoek naar oplossingen om hun documenten overzichtelijk en in één systeem op te slaan. Het bedrijf Tentoo was hier ook naar op zoek.

Silvion Moesan is één van de oprichters van OPEN.satisfaction en schetst het probleem waar OPEN.satisfaction de oplossing voor biedt. “Kennis maakt een bedrijf onderscheidend. Diezelfde kennis wil men intern én extern delen. Maar kennis binnen bedrijven groeit en daarmee ook de hoeveelheid documenten en e-mails die zich binnen de organisatie bevinden. Veel bedrijven worstelen daarmee. Hoe worden die documenten opgeslagen, hoe kunnen ze eenvoudig worden opgezocht en hoe beheers je de versies van die documenten?”

Sinds de zomer van 2010 biedt OPEN.satisfaction diverse oplossingen voor ‘het opslaan van informatie uit allerlei systemen in één centraal systeem’. Zo ontwikkelde OPEN.satisfaction zich tot expert op het gebied van Enterprise Content Management (ECM): het beheren van ongestructureerde informatie binnen een onderneming.

Specialisten in huis

Voor de volledige ontzorging van haar klanten, biedt OPEN.satisfaction advies, training en support. Ook kan zij de hosting verzorgen van online systemen. Moesan: “Wij hebben specialisten in huis die bij bedrijven langsgaan én/of op afstand de technische zaken regelen.” De salarisadministratie van deze specialisten worden via Tentoo verzorgd. Moesan: “Onze eerste medewerkers werden verloond via payrolling van Tentoo. Als start-up hielden we daarmee de vrijheid om onze onderneming te laten groeien. De administratieve zaken werden ons uit handen genomen.”

Inmiddels is het personeel vast in dienst gekomen en blijft OPEN.satisfaction doorgroeien. “De HR-tak van Tentoo verzorgt nog steeds de salarisadministratie van ons vast personeel. De overstap van flexibele naar vaste verloning kon door Tentoo zelf worden geregeld en dat verliep voorspoedig. Zo konden wij onze focus blijven houden op ondernemen en de ontwikkeling van ons bedrijf.”

Van klant naar leverancier

Naast klant is OPEN.satisfaction sinds kort ook leverancier van Tentoo.fhekvprd
Algemeen Directeur Paul den Ronden van Tentoo: “Wij zochten een partner en een online systeem die ons konden helpen bij het optimaal beheren van onze kennisdocumenten. Bestanden die we eenvoudig kunnen beheren, intern en extern delen en snel kunnen opzoeken. Silvion en zijn team gaven ons daarin goed advies en begeleiding. Binnen planning en budget hebben we het systeem Alfresco naar eigen inzicht kunnen inrichten en gebruiken. Dat biedt ons de rust en het vertrouwen om onze up-to-date kennisdocumenten met elkaar én met onze klanten te delen.”

Over Tentoo:
Tentoo is het eerste payroll bedrijf van Nederland. Met onze payroll dienst ondersteunen wij sinds 1992 flexwerkers, freelancers, zzp’ers en werkgevers van klein tot groot. Zo ervaren zij geen zorgen, risico’s en belemmeringen rondom uitbetalingen en werkgeverschap. Met 23 jaar ervaring weten wij precies hoe wij hen met payroll onbekommerd kunnen laten ondernemen!

Werkgevers en freelancers die kiezen voor payroll van Tentoo kunnen rekenen op gemak, maximale flexibiliteit en uitstekende service.

Kijk op www.tentoo.nl voor meer informatie.

Xillio en OPEN.satisfaction lanceren Alfresco connector

Hilversum/Amersfoort, 31 augustus 2016 – OPEN.satisfaction, leverancier van ECM oplossingen, en Xillio, leverancier van het Content ETL Platform, lanceren op woensdag 7 september een connector voor het ECM-systeem van Alfresco. De connector biedt de mogelijkheid om snel en eenvoudig content (bv. documenten, users, comments, tags) uit Alfresco te exporteren, of te importeren in Alfresco. Deze nieuwe connector wordt ingezet bij integratie van Alfresco met andere content bronnen en migraties van en naar Alfresco.Alfresco_connector

Net als alle andere connectoren is de nieuwe Alfresco connector ontwikkeld op basis van Xillio’s Content ETL Platform en Alfresco web scripts. Deze web scripts bieden een RESTful API om content toe te voegen en op te halen uit de contentbron.
De Alfresco connector wordt als plug-in op Xillio’s Content ETL Platform aangeboden en kan zeer eenvoudig geconfigureerd worden. Daardoor is het geschikt voor verschillende Alfresco configuraties met diverse datamodellen. Door ondersteuning van multi-server en multi-threaded processing, werkt de connector zeer snel.

“Als specialist in Alfresco migraties bespeuren wij al langere tijd een toenemende vraag naar een eenvoudige en snelle manier om content en data vanuit Alfresco en naar Alfresco te transporteren”, aldus Silvion Moesan, Managing Partner bij OPEN.satisfaction. “Deze koppeling maakt migraties niet alleen sneller, we kunnen data vanuit Alfresco ook analyseren, eventueel ontdubbelen en versies herkennen. Dat resulteert in een sterke verbetering van de kwaliteit van de data.”

Connectors
Rikkert Engels, oprichter en CEO van Xillio, zegt: “Afgelopen maanden investeerden wij veel tijd en capaciteit in de ontwikkeling van export en import connectoren die aansluiten op ons Content ETL Platform. Zo introduceerden wij eerder dit jaar de connector met OpenText, die zeer snelle export en import van documenten van en naar OpenText mogelijk maakt. Voor al onze connectoren geldt dat zij van absolute meerwaarde zijn voor het verkrijgen van toegang tot content uit diverse content bronnen.”

Unified Data Model
Alle door Xillio ontwikkelde connectors zijn ontwikkeld op basis van het Unified Data Model (UDM). Het Unified Data Model wordt door Xillio ‘onder water’ ingezet als tijdelijk uniform datamodel dat ervoor zorgt dat verschillende content bronnen aan elkaar kunnen worden gekoppeld en de content uit die bronnen uitwisselbaar met elkaar is. Verder zorgt het ervoor dat de content bronnen heel gemakkelijk in business applicaties kunnen worden geïntegreerd.

Workshop
Op woensdag 7 september 2016 organiseert Xillio in samenwerking met partner OPEN.satisfaction een gratis kennissessie over Alfresco migraties. Hierbij wordt de Alfresco connector gedemonstreerd. Inschrijven voor deze gratis kennissessie kan via deze link.