Nieuws

Introductie OPEN.beheer

OPENbeheer_734x150

Om gebruikers zorgeloos te laten werken met iDocumenten is het van essentieel belang dat het beheer van iDocumenten goed verricht wordt. Om dit beheer voor de functioneel- & applicatiebeheerders te vergemakkelijken is OPEN.beheer gebouwd. Bij de introductie van OPEN.beheer zijn er vier tabbladen beschikbaar waar beheerders in kunnen werken.  Een van deze tabbladen is Zaaktype beheer. Hier kan de gebruiker zien of de zaaktypen goed zijn ingericht binnen iDocumenten. Wanneer een zaaktype ontbreekt in iDocumenten, kan deze direct worden aangemaakt. Daarnaast biedt deze module de mogelijkheid om de rechten per zaaktypen op zaak- en documentniveau in te stellen en te beheren. Het komt soms voor dat de rechten worden gewijzigd voor een zaaktype. Deze nieuwe rechten komen wel op nieuwe zaken te staan, maar de al bestaande zaken hebben nog de oude rechten. De rechten op bestaande zaken kunnen nu makkelijk via Zaaktype beheer goed worden gezet.

OPEN.beheer

Daarnaast hebben wij een oud probleem opgelost door het tabje ‘prullenbakbeheer’. Voorheen werd de prullenbak niet automatisch geleegd binnen iDocumenten. Beheerders waren hierdoor kostbare tijd kwijt met het opruimen van de prullenbak. Het scrumteam heeft ervoor gezorgd dat de prullenbak nu wel automatisch geleegd kan worden. Documenten en mappen die voor een bepaalde termijn in de prullenbak staan worden automatisch verwijderd. Binnen ‘prullenbakbeheer’ is er de mogelijkheid om het automatisch verwijderen aan of uit te zetten. Als beheerder heb je de mogelijkheid om een termijn in te stellen wanneer de prullenbak geleegd dient te worden.

Om ervoor te zorgen dat alle componenten voor de beheerder in een oogopslag te zien is, is er gekozen om PDF transformatie configuratie in OPEN.beheer te plaatsen. Tot slot is de tab ‘Zoekopdrachten beheren’ toegevoegd. Een beheerder krijgt hiermee de mogelijkheid om zoekopdrachten vooraf op te maken en deze beschikbaar te stellen aan alle gebruikers van OPEN.dossier. Daarnaast is het mogelijk om al aangemaakte zoekopdrachten aan te passen indien dit nodig wordt geacht.

De OPEN.beheer module is beschikbaar vanaf iDocumenten versie 5.8 en zal op basis van co-creatie uitgebreid worden met nieuwe beheerfuncties.

Wil je op de hoogte blijven van ontwikkelingen, nieuwe producten, tips&tricks en meer? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!

Lessons learned: Alfresco DevCon 2019

Van 29 tot en met 31 januari vond Alfresco Devcon plaats. Alfresco Devcon is het jaarlijks conferentie voor developers die met Alfresco werken. Met een grote groep developers hebben wij dit evenement bijgewoond. Tijdens deze dagen is er gesproken over de nieuwe ontwikkelingen, hebben we gezien wat andere developers hebben gebouwd en hebben we gehoord wat de nieuwe mogelijkheden zijn binnen Alfresco.

”Deze Alfresco Devcon stond ook in het teken van de nieuwste release van Alfresco, Alfresco 6. Er gaat met deze release vrij veel veranderen voor developers, maar ik ben gerustgesteld dat een upgrade bij onze klanten vrijwel hetzelfde blijft werken als nu.” Aldus Marijke Hospes, Java Developer bij OPEN.satisfaction.

Waar ontwikkeling in blijft, is het Alfresco Application Development Framework (ADF). Met ADF kunnen developers op een eenvoudige manier een customized front-end applicatie bouwen. Tijdens Devcon werden hier ook voorbeelden van getoond en nieuwe mogelijkheden besproken.

Nieuwe technologische ontwikkelingen als machine learning en object- en gezicht herkenning zijn flink in opkomst. Meerdere bedrijven zijn aan het kijken om hoe dit toegepast kan worden binnen Alfresco. Dit zou gebruikt kunnen worden om documenten te anonimiseren, een hot-topic binnen de Europese privacywetgeving (GDPR/AVG).

Ook dit jaar was er niet alleen oog voor nieuwe technologieën en ontwikkelingen, maar waren er ook sessies gewijd aan onderwerpen die langer bestaan bij Alfresco. Er waren sessies over het onderhouden van de database die van belang is voor de performance van Alfresco.

“Er kan teruggekeken worden op zeer leerzame dagen, waarbij wij de opgedane kennis zullen gaan gebruiken in de doorontwikkeling van onze producten”, aldus Hospes.

PHOTO-2019-01-31-16-53-42

Wil je op de hoogte blijven van ontwikkelingen, nieuwe producten, tips&tricks en meer? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!

Alfresco DevCon 2019

Ook in 2019 vindt er weer een DevCon plaats wat volledig gericht is op Alfresco technologie met als motto: “Learn. Connect. Collaborate.”. Voor het derde jaar op rij zijn wij trotse sponsor van dit geweldige evenement.

Alfresco DevCon vindt plaats van 29 januari t/m 31 januari 2019 in Edinburgh, Schotland. Tijdens dit evenement zullen wij aanwezig zijn om kennis van Alfresco uit te wisselen met de Alfresco Community.

DevCon 2019

Er zullen hier meer dan 60 verschillende sessies plaatsvinden met de focus op technische demo’s, paneldiscussies met diverse experts, keynote sprekers en nog veel meer.

Onze Alfresco Experts hopen u hier te ontmoeten!

Voor meer informatie over Alfresco DevCon kunt u kijken op: https://devcon.alfresco.com/
Voor tickets kunt u kijken op: https://www.eventbrite.com/e/alfresco-devcon-2019-tickets-47481961826

Wil je op de hoogte blijven van ontwikkelingen, nieuwe producten, tips&tricks en meer? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!

Gebruikersauthenticatie in Alfresco

Alfresco

Zoals bij zoveel systemen die organisatiebreed worden ingezet, spelen de gebruikers een sleutelrol bij de inrichting van het DMS. Maar hoe zorgt uw organisatie er voor dat het beheer van de gebruikers op de daarvoor bestemde plek, binnen de organisatie, blijft? En hoe verzorgt u een veilige, maar tegelijkertijd gemakkelijke verificatie van de gebruikers die inloggen op Alfresco? Hieronder zal dit verder toegelicht worden.

Synchronisatie van gebruikers

Allereerst is er de optie om gebruikers handmatig toe te voegen in het DMS. Indien het systeem niet op voorhand gevuld wordt met gebruikers, worden gebruikers pas toegevoegd wanneer zij inloggen. Hierdoor kan het zijn dat binnen het systeem niet altijd alle gebruikers beschikbaar zijn om bijvoorbeeld groepslidmaatschappen en taken aan toe te wijzen. Voor het automatisch vullen en periodiek bijwerken van gebruikers wordt het LDAP-protocol (Lightweight Directory Acces Protocol) gebruikt.

Via een LDAP-koppeling kunnen periodiek de gebruikers (en optioneel groepen) die de organisatie kent, gesynchroniseerd worden met Alfresco. Zo worden continu nieuwe gebruikers toegevoegd, gedurende hun levensduur bijgewerkt en bij uitdiensttreding verwijderd of inactief gesteld.

Veel bronsystemen voor gebruikersbeheer ondersteunen LDAP. Bijvoorbeeld Microsoft Active Directory, OpenLDAP en alle gangbare alternatieve oplossingen zoals WSO2 Identity Server.

Wanneer synchronisatie succesvol is ingericht, kunnen gebruikers nog niet inloggen met hun accountwachtwoord binnen het corporate domain. Benieuwd hoe dit werkt? Lees dan verder.

Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord

Wellicht een bekend verschijnsel: verschillende applicaties die elk hun eigen wachtwoorden hanteren, waardoor u als gebruiker zit opgescheept met een kladblok vol wachtwoorden met variërende volgnummers. Dat is verwarrend, frustrerend en onwenselijk. Veel liever logt u op alle systemen in met het wachtwoord, waarmee u ook op uw werkplek inlogt.

Om dit te bereiken kan wederom een LDAP-koppeling toegepast worden. Dit keer niet voor synchronisatie zoals eerder uitgelegd, maar voor authenticatie. Dit is het proces waarbij een gebruiker zijn gebruikersnaam- en wachtwoord invult, de gegevens door het systeem worden geverifieerd, en de gebruiker als gevolg wel of geen toegang krijgt.

Bij het inzetten van LDAP als authenticatiemechanisme dient extra oplettend te worden omgegaan met de veiligheid van de gegevens. Het is belangrijk dat de LDAP-verbinding beveiligd is en dat gebruik gemaakt wordt van een veilig LDAP-communicatieprotocol. Onze experts staan u hier graag in bij.

Single sign-on met een authentication server

In de ideale situatie vult een medewerker bij aanvang van de werkdag eenmaal een wachtwoord in bij het aanloggen op de werkplek en daarna niet meer. De werkplek ‘weet’ immers wie u bent, dus de applicaties binnen de werkplek zouden deze gegevens simpelweg kunnen hergebruiken, zodat men geen inlogschermen meer te zien krijgt.

Dit is het ‘single sign-on’ principe. Dit kan gerealiseerd worden door een koppeling te leggen met de systemen die ook authenticatie met uw werkplek afhandelt. In de meeste gevallen is dit een Microsoft Active Directory. Hiermee kunnen we standaard een Kerberos koppeling leggen, welke single sign-on mogelijk maakt.

Single sign-on is tevens een van de meest veilige authenticatiemechanismen. Dit is onder meer veilig omdat het wachtwoord van de gebruiker niet meer ‘over de lijn’ gaat na het aanloggen op de werkplek.

Single sign-on met een Identity Manager

Naast single sign-on op basis van een Kerberos-koppeling zoals met bijvoorbeeld Microsoft Active Directory, is het ook mogelijk om single sign-on te realiseren met andere Identity-Managementsystemen, ook wanneer dit niet gerealiseerd kan worden met inzet van het Kerberos protocol.

OPEN.satisfaction heeft modules ontwikkeld voor authenticatie met o.a. OAuth 2.0, OpenID Connect en JWT. Dit zijn wereldwijd zeer breed geïmplementeerde standaarden voor authenticatie, die applicaties in staat stellen authenticatie af te laten handelen door bijna alle denkbare Identity Managers.

Heeft u vragen over authenticatie, single sign-on of identity-management in combinatie met Alfresco? Klik dan hier, wij helpen u graag!

Wil je op de hoogte blijven van ontwikkelingen, nieuwe producten, tips&tricks en meer? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!

Locatie onafhankelijk post toevoegen aan het zaaksysteem

Bij de gemeente Ooststellingwerf wilde men graag de mogelijkheden uitbreiden voor het toevoegen van post aan het zaaksysteem. Aan OPEN.satisfaction werd een oplossing gevraagd.

Wens
Bij de gemeente Ooststellingwerf, onderdeel van samenwerkingsverband OWO-gemeenten, wordt de fysieke post normaal gesproken digitaal gemaakt en verwerkt door een centrale afdeling DIV (documentaire informatievoorziening) van de gemeenten.

De afdeling ‘gebiedsteams’ ontvangt echter zelf ook veel post. De wens was deze specifieke post zelf te kunnen verwerken, op een foutloze en eenvoudige manier. Jeroen Akerboom, Product Owner bij OPEN.satisfaction, houdt zich bezig met het optimaliseren van de producten van OPEN.satisfaction die door Oostellingwerf gebruikt worden. Aan hem is dit probleem voorgelegd, waarbij de volgende wensen voor de oplossing centraal stonden:

  • Flexibel: op alle locaties moet gescand kunnen worden
  • Eenvoudig: de betrokken medewerkers kunnen zelf de metadata opvoeren

Oplossing
Er is gekozen voor het toevoegen van een gebruikersgroep voor de medewerkers van het gebiedsteam in OPEN.post. Daarnaast wordt de poststroom gescand met de multifunctional scanner en doorgezet naar een separate postbak in OPEN.post. De DIV medewerkers kunnen indien gewenst ook toegang krijgen om stukken te verwerken.

Deze oplossing is binnen één dag gerealiseerd op de omgeving van de gemeente Ooststellingwerf. De installatie en configuratie kon volledig op afstand uitgevoerd worden, zonder dat dit ten koste is gegaan van de kwaliteit en doorlooptijd van de oplossing.

Bij de inrichting is specifiek rekening gehouden met de dagelijks stroom poststukken vanuit de postkamer en de zelf gescande poststukken van het gebiedsteam. De gescande documenten vanuit het gebiedsteam komen in een aparte batch terecht. Hierdoor blijven de scans gescheiden van elkaar en kan men niet in elkaars ‘werkvoorraad’ kijken en werken.

ResultaatPrinten
Ria Prins, applicatiebeheerder bij de OWO gemeente Ooststellingwerf, is zeer te spreken over de oplossing: “Het ‘gebiedsteam’ van de gemeente Ooststellingwerf kan nu zelf poststukken registeren in OPEN.post. Deze poststukken kunnen direct worden gekoppeld aan bestaande- of nieuwe zaken. Deze zaken zijn vervolgens in te zien in Civision Samenlevingszaken waar men deze vervolgens kan afhandelen”.

‘’De samenwerking met Jeroen is als erg prettig ervaren”, aldus Ria, “door de korte lijntjes en het snelle schakelen via e-mail en telefonisch contact, is de oplossing binnen 1 dag geïmplementeerd.”

De afdeling gebiedsteams kon na implementatie van de oplossing direct aan de slag met het digitaliseren en archiveren van de fysieke stukken, zonder dat er nog een afhankelijkheid is van de verwerking van de post via de postkamer.

Wil je op de hoogte blijven van ontwikkelingen, nieuwe producten, tips&tricks en meer? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!