Nieuws

Koppeling van Alfresco Share naar Zaaksysteem

Projectmatig werken vs Zaakgericht werken
Veel gemeenten/rijksoverheden worstelen met projectgericht werken versus zaakgericht werken. Een zaaksysteem voorziet logischerwijs uitstekend in zaakgericht werken, maar wanneer er projectmatig gewerkt wordt is dit lastig vorm te geven binnen het zaaksysteem. Een project heeft een grotere documentneerslag en geen vaste stappen zoals zaaktypen in een zaaksysteem wél hebben.
Daarom wordt er vaak de keuze gemaakt om een ander systeem aan te schaffen waarin projectmatig gewerkt kan worden. Alfresco Share is hiervan een heel goed voorbeeld. Binnen Alfresco Share worden veel mogelijkheden geboden om digitaal projectmatig werken te ondersteunen. Dit komt mede door:
• Alfresco app, waardoor content te ontsluiten is op tablet/smartphone
• Mogelijkheid om externen toegang te geven
• Ondersteuning voor workflows
• Gebruiksvriendelijke omgeving
• Met meerdere medewerkers in een document werken
• Versiebeheer
• Uitgebreide zoekfunctionaliteit

Duurzame toegankelijkheid van projectdocumentatie
Wanneer er projectmatig gewerkt wordt in Alfresco Share is er nog een belangrijk aspect wat gefaciliteerd moet worden door de organisatie, namelijk: archivering. Binnen een project zijn er veel documenten die niet archiefwaardig zijn. Echter, wanneer een project in een dermate volwassen fase komt kunnen er documenten in het project opgeslagen worden die relevant zijn voor het archief. Daarnaast kunnen er documenten binnen een project van belang zijn voor zaken binnen het zaaksysteem.
OPEN.satisfaction heeft hiervoor een oplossing beschikbaar: de koppeling van Alfresco Share naar zaakgericht werken.
Met deze koppeling kunnen een of meerdere documenten van Alfresco Share gekoppeld worden aan een zaak (inclusief metadata). Daarnaast is er ook de mogelijkheid om een zaak te creëren op basis van documenten binnen Alfresco Share. Deze koppeling werkt met onderstaande zaaksystemen:
• CZA
• iZaaksuite
• InProces
• Green Valley Zaaksysteem
• Atos E-suite
Door documenten aan een zaak toe te voegen worden de documenten meegenomen in het bestaande archiefregime wat voor zaken geldt. Op deze manier is de archivering van projectmatige documenten geborgd. Daarnaast vindt er signalering plaats in Alfresco Share, zodat een document niet meerdere malen gekoppeld wordt.

Koppeling

Voordelen van de koppeling zijn:
• Archivering van projectdocumenten is geborgd
• Project documenten kunnen worden voorzien van metadata in zaaksyteem/dms
• Signalering dat document is gekoppeld in Alfresco Share
• Een of meerdere documenten tegelijk een zaak koppelen
• Mogelijkheid om nieuwe zaak of aan bestaande zaak te koppelen

Mocht u meer informatie willen over deze koppeling of een demo op locatie? Neemt u dan contact op met Roy Strijker (roy.strijker@opensatisfaction.nl / 06 – 24 41 91 48).

Als startende onderneming flexibel omgaan met je medewerkersbestand dankzij Tentoo

Tentoo

Als startende onderneming pas je op met de uitgaven die je doet. Het aannemen van personeel, vooral in het beginstadium van de onderneming, kan daarin een heikel punt zijn. In de tijden dat het druk is wil je graag extra personeel, maar als er minder opdrachten zijn heb je voor een gezonde bedrijfsvoering minder fte nodig. Payroll biedt daarin de oplossing: in het kader van goed werkgeverschap kan je als startende onderneming flexibel omgaan met je medewerkersbestand. Tentoo is een bedrijf dat hierin is gespecialiseerd.

Van muzikanten naar ondernemers
In 1992 bedachten de oprichters, Bert Limmen en Richard Molenaar, van Tentoo de dienst payrolling. Zij waren werkzaam als muzikanten in de creatieve industrie en merkten op dat er problemen waren met facturatie en administratie. Freelancers wilden vaak wit werken, maar dit was in sommige branches praktisch onmogelijk. Daarnaast was het een enorme moeite om de juiste papieren te verkrijgen. Het idee payroll van Bert en Richard sloeg aan en was een oplossing voor veel Nederlandse freelancers. Tentoo is in de loop der jaren gegroeid en op dit moment biedt Tentoo een full service HR-dienstverlening aan ondernemers. Naast payroll regelen ze de administratie voor zzp’ers en vaste medewerkers en geven ze HR-advies aan ondernemers (HR-beleid, employee branding en werving en selectie).

Waarom een DMS?
Tentoo groeide in een korte periode erg snel, zowel op het gebied van dienstverlening als op het gebied van personeel. Deze groei had ook als gevolg dat er meer documentatie binnen het bedrijf ging circuleren. Documenten werden opgeslagen op een ‘X’ schijf en iedere afdeling had zijn eigen mapje met daarin documenten. Deze schijf werd beheerd door de Marketing & Communicatie-afdeling. Er werd opgemerkt dat bepaalde documenten werden gebruikt door verschillende afdelingen, hierdoor werd het steeds lastiger om versiebeheer bij te houden. Daarnaast kwam het voor dat personeel de documenten op hun bureaublad of persoonlijke schijf plaatste. Hierdoor was het niet meer duidelijk welke documenten er allemaal naar buiten werden gestuurd.

Tentoo ging opzoek naar een gecentraliseerde locatie waar eenvoudig gewerkt kon worden met versiebeheer en makkelijk mee gewerkt kon worden. Toen zij gingen kijken naar de mogelijkheden zagen zij dat er een partner in hun database zat, die expert bleek in zo’n oplossing, OPEN.satisfaction.

Van Klant naar Leverancier
OPEN.satisfaction heeft specialisten in huis die bij bedrijven langsgaan én/of op afstand de technische zaken regelen. De salarisadministratie van deze specialisten wordt via Tentoo verzorgd. Als start-up hield OPEN.satisfaction daarmee de vrijheid om de onderneming te laten groeien. De administratieve zaken werden daarmee uit handen genomen.

Naast klant is OPEN.satisfaction sinds twee jaar ook leverancier van Tentoo. Algemeen Directeur Paul den Ronden van Tentoo: “Wij zochten een partner en een onlinesysteem die ons konden helpen bij het optimaal beheren van onze kennisdocumenten. Bestanden die we eenvoudig kunnen beheren, intern en extern delen en snel kunnen opzoeken. Silvion en zijn team gaven ons daarin goed advies en begeleiding. Binnen planning en budget hebben we het systeem Alfresco naar eigen inzicht kunnen inrichten en gebruiken. Dat biedt ons de rust en het vertrouwen om onze up-to-date kennisdocumenten met elkaar én met onze klanten te delen.”

Kijk op www.tentoo.nl voor meer informatie.

De overstap naar digitaal paraferen bij Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Ministerie_van_Infrastructuur_en_Waterstaat_Logo

Eindeloos documenten printen, collega’s zoeken en hetzelfde document met één extra paraaf weer inscannen was iets wat het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat achter zich wilde laten. Ondanks dat veel andere ministeries nog op papier werkten, wilden zij het parafeerproces volledig digitaal maken. Naast de winst voor het milieu waren de directe baten ook duidelijk: een behoorlijke tijdsbesparing, minder printerbezetting, een digitale audit trail en altijd zekerheid over bij wie een document ligt en wat nu de meest actuele versie ervan is.

OPEN.satisfaction heeft het Ministerie van IenW al eerder geholpen met haar digitalisering en heeft kennis van de organisatie en informatiehuishouding. Daarom is er ook bij dit project bij OPEN.satisfaction aangeklopt om mee te helpen om digitaal paraferen in te richten en in te voeren. Vanaf maart 2016 werd Leon Dries, informatieconsultant bij OPEN.satisfaction, bij het projectteam betrokken om mee te sparren over de inrichting en om de implementatie uit te voeren.

Het projectteam is direct aan tafel gaan zitten met betrokken medewerkers om de huidige documentstromen in kaart te brengen. Met behulp van de participatiestrategie en uitgaand van de huidige documentstromen zijn digitale parafeerlijnen ingericht in het documentbeheersysteem van het ministerie. Vervolgens zijn alle medewerkers getraind in het digitaal paraferen. ‘’Tijdens deze training is met aandacht voor individuele behoeften een opleiding in het algemene gebruik van het systeem gegeven, aangezien daar nog veel winst te behalen viel’’ aldus Leon Dries. “Daarnaast is voor de managers ook een parafeerapp ontwikkeld, om extra mobiel te kunnen paraferen en annoteren.”

Het resultaat van het digitaal paraferen en het proces wat doorlopen is stemt Lysette Fokké, Programmamanager eParaferen van Ministerie van IenW, tevreden. ‘’De implementatiemedewerker die OPEN.satisfaction leverde, was analytisch, consciëntieus en dienstverlenend. Hij was in staat om moeilijke, technische verhalen simpel uit te leggen. Klanten en projectleden liepen met hem weg en mede door zijn bijdrage is het project een succes geworden. Ik beveel hem en daarmee OPEN.satisfaction zeker aan’’ aldus Lysette Fokké.

Sinds de succesvolle release kunnen de beleidsdirecties volledig digitaal hun documenten laten paraferen en wordt de ondersteuning uitgevoerd door de eigen collega’s. Het flexwerken heeft hiermee ook een boost gekregen, nu men elkaar en elkaars documenten niet meer fysiek hoeft te zoeken voor een paraaf.

Volledige dossiers bij gemeente Nunspeet met behulp van OPEN.opslaan

Medewerkers van de gemeente Nunspeet wilden graag snel meerdere bestanden vanaf een lokale (netwerk)schijf kunnen toevoegen aan een bestaande of nieuwe zaak om volledige dossiers te krijgen. Er is een standaard mogelijkheid om dit via het zaaksysteem te doen, maar deze werkwijze was niet heel efficiënt en gebruiksvriendelijk. Jan Wijnne, applicatiebeheerder van het zaaksysteem CZA en het DMS iDocumenten, is op zoek gegaan naar andere mogelijkheden om dit te faciliteren voor de medewerkers. Samen met PinkRoccade en OPEN.satisfaction is gekeken naar een oplossing hiervoor. De keuze is gevallen op OPEN.opslaan, omdat deze applicatie het mogelijk maakt een of meerdere bestanden tegelijk aan een bestaande zaak of nieuwe zaak toe te voegen. Naast het toevoegen van het bestand kan metadata ook direct meegegeven worden op een zeer gebruiksvriendelijke manier. Tevens is het mogelijk om mappen te selecteren en alle bestanden die in de map staan aan een bestaande of nieuwe zaak te koppelen.

OPEN.opslaan“Doordat het voor medewerkers met OPEN.opslaan heel eenvoudig is om bestanden van bijvoorbeeld een netwerkschijf te koppelen aan een zaak zijn dossiers vollediger geworden en worden de bestanden op de juiste manier gearchiveerd” aldus Jan Wijnne van de gemeente Nunspeet. “OPEN.opslaan is een zeer welkome aanvulling voor de medewerkers om het nog makkelijker te maken voor eindgebruikers om bestanden te kunnen koppelen”.

Hierboven is te zien hoe een map geselecteerd wordt en vervolgens op de linkermuisknop geklikt wordt en de optie ‘Verzenden naar Archief’ verschijnt.

Document previewer in OPEN.modules

Nieuwe ontwikkeling in de 5.5 release

Met OPEN.email, OPEN.opslaan en OPEN.print kunnen gebruikers op een eenvoudige wijze bestanden opslaan in OPEN.afbeeldingAlfresco.

In de 5.5 release van OPEN.email, OPEN.opslaan en OPEN.print hebben we de documenten previewer geïntroduceerd, deze nieuwe functionaliteit maakt het voor gebruikers makkelijk om de e-mails en bijlagen die ze geselecteerd hebben uit Outlook nog in te zien of benodigde informatie uit het stuk te halen voordat ze deze stukken archiveren”. Aldus Dylan van den Brink, developer bij OPEN.satisfaction. “Naast dat de gebruikelijke bestandstypes bekeken kunnen worden, kunnen er ook externe applicaties gebruikt worden voor het weergeven van minder gebruikelijke bestandstypes. Daarbij kunnen ook de acties gebruikt worden die de externe applicatie geïmplementeerd heeft, bijvoorbeeld het in- en uitzoomen bij pdf-documenten. Dit maakt de previewer heel krachtig en daarbij de modules ook