Locatie onafhankelijk post toevoegen aan het zaaksysteem

Bij de gemeente Ooststellingwerf wilde men graag de mogelijkheden uitbreiden voor het toevoegen van post aan het zaaksysteem. Aan OPEN.satisfaction werd een oplossing gevraagd.

Wens
Bij de gemeente Ooststellingwerf, onderdeel van samenwerkingsverband OWO-gemeenten, wordt de fysieke post normaal gesproken digitaal gemaakt en verwerkt door een centrale afdeling DIV (documentaire informatievoorziening) van de gemeenten.

De afdeling ‘gebiedsteams’ ontvangt echter zelf ook veel post. De wens was deze specifieke post zelf te kunnen verwerken, op een foutloze en eenvoudige manier. Jeroen Akerboom, Product Owner bij OPEN.satisfaction, houdt zich bezig met het optimaliseren van de producten van OPEN.satisfaction die door Oostellingwerf gebruikt worden. Aan hem is dit probleem voorgelegd, waarbij de volgende wensen voor de oplossing centraal stonden:

  • Flexibel: op alle locaties moet gescand kunnen worden
  • Eenvoudig: de betrokken medewerkers kunnen zelf de metadata opvoeren

Oplossing
Er is gekozen voor het toevoegen van een gebruikersgroep voor de medewerkers van het gebiedsteam in OPEN.post. Daarnaast wordt de poststroom gescand met de multifunctional scanner en doorgezet naar een separate postbak in OPEN.post. De DIV medewerkers kunnen indien gewenst ook toegang krijgen om stukken te verwerken.

Deze oplossing is binnen één dag gerealiseerd op de omgeving van de gemeente Ooststellingwerf. De installatie en configuratie kon volledig op afstand uitgevoerd worden, zonder dat dit ten koste is gegaan van de kwaliteit en doorlooptijd van de oplossing.

Bij de inrichting is specifiek rekening gehouden met de dagelijks stroom poststukken vanuit de postkamer en de zelf gescande poststukken van het gebiedsteam. De gescande documenten vanuit het gebiedsteam komen in een aparte batch terecht. Hierdoor blijven de scans gescheiden van elkaar en kan men niet in elkaars ‘werkvoorraad’ kijken en werken.

ResultaatPrinten
Ria Prins, applicatiebeheerder bij de OWO gemeente Ooststellingwerf, is zeer te spreken over de oplossing: “Het ‘gebiedsteam’ van de gemeente Ooststellingwerf kan nu zelf poststukken registeren in OPEN.post. Deze poststukken kunnen direct worden gekoppeld aan bestaande- of nieuwe zaken. Deze zaken zijn vervolgens in te zien in Civision Samenlevingszaken waar men deze vervolgens kan afhandelen”.

‘’De samenwerking met Jeroen is als erg prettig ervaren”, aldus Ria, “door de korte lijntjes en het snelle schakelen via e-mail en telefonisch contact, is de oplossing binnen 1 dag geïmplementeerd.”

De afdeling gebiedsteams kon na implementatie van de oplossing direct aan de slag met het digitaliseren en archiveren van de fysieke stukken, zonder dat er nog een afhankelijkheid is van de verwerking van de post via de postkamer.

Locatie onafhankelijk post toevoegen aan het zaaksysteem