De overstap naar digitaal paraferen bij Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Ministerie_van_Infrastructuur_en_Waterstaat_Logo

Eindeloos documenten printen, collega’s zoeken en hetzelfde document met één extra paraaf weer inscannen was iets wat het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat achter zich wilde laten. Ondanks dat veel andere ministeries nog op papier werkten, wilden zij het parafeerproces volledig digitaal maken. Naast de winst voor het milieu waren de directe baten ook duidelijk: een behoorlijke tijdsbesparing, minder printerbezetting, een digitale audit trail en altijd zekerheid over bij wie een document ligt en wat nu de meest actuele versie ervan is.

OPEN.satisfaction heeft het Ministerie van IenW al eerder geholpen met haar digitalisering en heeft kennis van de organisatie en informatiehuishouding. Daarom is er ook bij dit project bij OPEN.satisfaction aangeklopt om mee te helpen om digitaal paraferen in te richten en in te voeren. Vanaf maart 2016 werd Leon Dries, informatieconsultant bij OPEN.satisfaction, bij het projectteam betrokken om mee te sparren over de inrichting en om de implementatie uit te voeren.

Het projectteam is direct aan tafel gaan zitten met betrokken medewerkers om de huidige documentstromen in kaart te brengen. Met behulp van de participatiestrategie en uitgaand van de huidige documentstromen zijn digitale parafeerlijnen ingericht in het documentbeheersysteem van het ministerie. Vervolgens zijn alle medewerkers getraind in het digitaal paraferen. ‘’Tijdens deze training is met aandacht voor individuele behoeften een opleiding in het algemene gebruik van het systeem gegeven, aangezien daar nog veel winst te behalen viel’’ aldus Leon Dries. “Daarnaast is voor de managers ook een parafeerapp ontwikkeld, om extra mobiel te kunnen paraferen en annoteren.”

Het resultaat van het digitaal paraferen en het proces wat doorlopen is stemt Lysette Fokké, Programmamanager eParaferen van Ministerie van IenW, tevreden. ‘’De implementatiemedewerker die OPEN.satisfaction leverde, was analytisch, consciëntieus en dienstverlenend. Hij was in staat om moeilijke, technische verhalen simpel uit te leggen. Klanten en projectleden liepen met hem weg en mede door zijn bijdrage is het project een succes geworden. Ik beveel hem en daarmee OPEN.satisfaction zeker aan’’ aldus Lysette Fokké.

Sinds de succesvolle release kunnen de beleidsdirecties volledig digitaal hun documenten laten paraferen en wordt de ondersteuning uitgevoerd door de eigen collega’s. Het flexwerken heeft hiermee ook een boost gekregen, nu men elkaar en elkaars documenten niet meer fysiek hoeft te zoeken voor een paraaf.

De overstap naar digitaal paraferen bij Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat